Одним з ключових аспектів ефективної участі в конкурсному наборі проектних пропозицій є забезпечення того, щоб контрольна сума на паперових та електронних версій Записки була ідентичною. Дана вимога є представленою у Програмному Посібнику.

Слід пам'ятати про те, що перенесення записки з розділу затверджених до розділу для чернеток, призведе до появи нової контрольної сумі на етапі чергового завершення роботи з чернеткою. Виходячи з існуючої технічної помилки в додатку, інформуємо Вас, що можуть виникнути деякі відмінності між електронною версією .xml  та  версією в .pdf:

• деяка інформація з програми буде доступна тільки у версії .xml (наприклад інформація щоло адреси ведучого бенефіціара);
• у версії .pdf суми в євро будуть заокруглені до цілого євро, тоді як в версії .xml суми будуть представлені разом з центами. Такої різниці не буде у випадку подання сум в цілих євро.

У всіх вище наведених випадках важливим є ідентичність контрольних сум на паперовій та електронній версії записки. Таким чином, якщо контрольна сума отриманих документів буде ідентичною, СТС інформує Вас, що можливі відмінності між версіями .xml і .pdf НЕ БУДУТЬ розглядатися як помилка, що призведе до відхилення Вашої записки. У разі появи таких розбіжностей, до уваги під час оцінки записки буде взята більш детальна інформація.

Крім того, якщо робота над запискою велася на  декількох комп'ютерах (.xml файл передавався між партнерами) при фіналізуванні Концептуальної Записки (валідація і генерація остаточної версії) в генераторі МОЖЕ виникнути  така помилка, що на згенерованому файлі .pdf буде відсутня  контрольна сума. У цій ситуації, ми рекомендуємо вам заповнити Концептуальну Записку ще раз, від початку до кінця на одному комп'ютері і на тим самим  комп'ютері згенерувати остаточну версію Записки.