1. У скількох копіях потрібно подавати заявку?
Проектна записка повинна бути подана у паперовому (1 оригінал) та електронному варіантах (2 файли ) на адресу Спільного Технічного Секретаріату до 31 жовтня 2018р. Головний бенефіціар подає проектну заявку разом з підписаною партнером(-ами) Декларацією про партнерство, яка є частиною форми заявки.
2. На якому етапі необхідно подавати дозвіл на будівництво, екологічні та інші дозвільні документи?
На етапі подання проектної заявки, бенефіціар засвідчує, які документи і дозволи вимагатимуться для реалізації даного проекту (п.3.5 форми проектної заявки). Дані документи будуть підлягати перевірці аудиторів на етапі кінцевого звітування по проекту. Однак, СТС рекомендує отримати всі необхідні дозвільні документи не пізніше дати виплати авансу на реалізацію проекту.
3. Чи у першому конкурсному наборі існує обмеження щодо кількщсті заявок, поданих однією установою?
В 2-му конкурсі проектів Головний бенефіціар може подати не більше 3 проектних заявок. Крім того, Спільний моніторинговий комітет може прийняти рішення щодо обмеження кількості грантів для одного головного бенефіціара. Однак, немає обмеження щодо кількості проектів, у яких організація може брати участь у ролі партнера (Бенефіціар).
4. Чи до проектної заявки слід долучити партнерську угоду?
На етапі подання проектної заявки не потрібно надавати партнерську угоду. н ацьому етапі вимагається лише Декларація головного бенефіціара і окремі Декларації про партнерство для кожного бенефіціара.. Ці документи є частиною проектної заявки і друкуються генератором проектної заявки (з наданням відповідної контрольної суми на сторінках). Ці документи слід заповнити вручну пусті поля, як вказано,поставити підпис уповноваженої особи і печатку. Щодо партнерської угоди на реалізацію проекту, то даний документ надається до СТС в 1 екземплярі не пізніше, ніж протягом 30 днів з моменту підписання грантового договору. Угода складається англійською мовою і підписується головним бенефіціаром та всіма бенефіціарами.
5. Чи головний бенефіціар може бути бенефіціаром в іншому проекті?
Головний бенефіціар може бути одночасно бенефіціаром в іншому проекті. Організації можуть брати участь у різних проектах у ролі бенефіціарів, однак, у ролі головного бенефіціара можуть подати не більше 3 проектних заявок на даний конкурс. Крім того, Спільний моніторинговий комітет може прийняти рішення щодо обмеження кількості грантів для одного головного бенефіціара.
6. Які терміни подання проектної заявки?
Проектна заявка повинна бути подана до 31 жовтня 2018 року. У випадку надсилання проектної заявки поштою бо кур'єром, датою подання вважається дата надсилання (поштового штампа). У випадку особистого подання заявки, документи необхідно доставити до Спільного Технічного Секретаріату в Варшаві за адресою вул.Доманєвська 39а, до 31 жовтня 2018 року 15:00 год за місцевим часом.
7. Чи проектну заявку необхідно заповнити англійською мовою?
Офіційною мовою Програми є англійська, тому проектна заявка також повинна бути заповнена англійською мовою. Всі проектні заявки, які будуть подані іншими мовами, будуть відхилені, і оцінка даних проектів не проводитиметься.
8. Яким чином заповнюється проектна заявка?
Щоб правильно заповнити проектну заявку, необхідно передусім ознайомитись із Програмним посібником для 2-го конкурсу проектів та таблицями перевірки/оцінки проектів. Всі ці документи доступні на сайті Програми. Найближчими днями на сайті буде також розміщено спеціальну комп’ютерну програму для заповнення проектних заявок на даний конкурс та Інструкцію для користувача. Увага: Проектна заявка повинна бути підготовлена виключно з допомогою даної комп’ютерної програми та мати унікальний перевірочний код, наданий програмою (індивідуальна контрольна сума на кожній сторінці роздрукованої проектної заявки). Заповнення заявки та підготовка проекту є одними із питань, що обговорюватимуться на інформаційних семінарах, запланованих у вересні цр.
9. Які витрати відносяться до інфраструктурного компоненту та інвестицій?
Інфраструктурний компонент та інвестиції – це частина витрат проекту, призначена на будівельні або ремонтні роботи та закупівлю обладнання/меблів/інвентаря, експлуатаційний період яких є довшим ніж час реалізації проекту. Матеріали, такі як споживчі товари або матеріали, які будуть повністю використані під час заходів проекту, не будуть вважатися інвестиційними витратами. Мікропроекти, як правило, включають заходи м’якого характеру, однак в рамках даного конкурсу надається також можливість закупівлі обладнання, меблів, а також проведення незначних будівельних робіт, які необхідні для створення/покращення передбаченої в проекті інфрастуктури. Витрати проекту на інфраструктурний компонент та інвестиції можуть становити не більше 20% суми гранту. А отже, у випадку проекту з максимальною сумою гранту 60000 євро, дані витрати можуть становити тільки 12000 євро в цілому – разом для всіх бенефіціарів на цілий проект.
10. Де у бюджеті проекту слід включити витрити на метаріали, які використовуватимуться у запланованих мистецьких майстер-класах?
Всі матеріали, які будуть використані протягом реалізації проекту (напрклад, глина для гончарських класів, фарби та пензлі для класів малярських, хімічні реактиви для досліджень, продовольчі товари для кулінарних заходів тощо), повинні бути включені до бюджетної лінії 3.4 «Інше». Матеріали, що будуть використані повністю в рамках заходів проекту, не вважаються інвестиціями і не включаються до інвестиційно-інфраструктурного компоненту.
11. Чи вимагається вибирати для проекту показники із рекомендованого списку у другій частині пункту 3.4 проектної заявки?
Ні, не вимагається включення додаткових показників із рекомендованого списку. Список цих показників є обмежений і якщо жоден із показників не відповідає специфіці проекту, тоді дану частину заявки можна залишити пустою.
Однак слід пам’ятати, що кожен проект повинен продемонструвати позитивний вплив на виконання принаймні 1 програмного показника продукту та 1 показника результату для даного пріоритету.
12. Який курс євро слід застосувати при складанні бюджету проекту?
При складанні бюджету проекту рекомендуємо застосвувати місячний курс євро, встановлений Європейським центральним банком на серпень 2018 (InforEuro rate).
13. Чи є приклади методології розрахунку витрат на персонал та відряджень?
Програма не встановлює жодних стандартів для розрахунку витрат на персонал та транспортних витрат, на відміну від адміністративних витрат. Методологія не повинна бути дуже розширеною, але повинна забезпечити можливість перевірки необхідності та суми заявлених витрат.
В обґрунтуванні витрат на персонал рекомендується вказати кількість людей, які працюватимуть у проекті, їхні посади, кількість місяців, повну/неповну зайнятість, форму зайнятості та ставку заробітної платні. Необхідно, щоб вказані дані відповідали положенням національного законодавства, а також внутрішнім процедурам оплати праці, що діють у даній організації.
При підготовці методології витрат на відрядження персоналу проекту слід враховувати кількість відряджень по країні та за кордон, кількість осіб, що подорожують, тривалість відрядження, суми добових, вартість ночі проживання, квитків тощо. Всі витрати повинні бути понесені відповідно до законодавства та внутрішніх правил відповідних організацій щодо відряджень.
14. На підставі чого повинен встановлюватись показник результату?
Програма не встановлює джерела перевірки показників. Ви можете використовувати, наприклад, дані управлінь статистики, туристичних асоціацій, об’єктів готельного комплексу та інших джерел, що підтверджують кількість відвідувачів. Ви повинні мати відповідні документи, які підтверджують ці дані.
15. Який з Програмних показників продуктів слід застосовувати для спортивних заходів/подій?
Для пріоритету, що стосується просування місцевої культури та історії, єдиним відповідним показником продуктів Програми є кількість транскордонних культурних заходів, організованих за допомогою підтримки ЄІС.
У рамках цього показника можна представити будь-які події, спрямовані на інтеграцію місцевих громади, наприклад, спортивні заходи, мистецькі майстер-класи, фестивалі, свята або будь-які інші заходи, пов'язані з промоцією культури та історії.
16. Чи в методологію розрахунку витрат на персонал можна включити оплату праці осіб, які працюватимуть над підготовкою фінального звіту?
Так, з огляду на те, що Бенефіціари матимуть не більш ніж 3 місяці з дати завершення проекту для підготовки фінального звіту, тому оплата праці осіб, які безпосередньо відповідають за його підготовку (але не більш ніж 3 місяці праці), можуть розглядатися як прийнятні витрати. Не забудьте обґрунтувати ці витрати у методології.
17. Як слід розуміти термін «покращений об’єкт» у визначенні індикатора продукту?
Відповідно до визначення індикатора продукту number of improved cultural and historical sites as direct consequence of Programme support , об’єкт покращений (удосконалений) тоді, якщо покращення має сталий характер, зміни стосуються фізичних властивостей об’єкта (наприклад, вигляд), його функціональність чи корисність повинна покращитися завдяки проекту. Ремонт, пофарбування, заміна вікон вважатиметься удосконаленням об’єкту, але лише в обгрунтованих випадках. Обладнання об’єкту також можна вважати його удосконаленням.
18. Чи в проектній заявці необхідно (а якщо так – то де) вказати посилання на регіональні або місцеві стратегії? Така вимога застосовувалась у 1-му конкурсі проектів.
У 2-му конкурсі проектів прийнято ряд спрощень, внаслідок яких, зокрема, не вимагається обов’язково описувати відповідність проекту із регіональними, місцевими або національними стратегіями країн-учасниць Програми. Враховуючи те, що Програма відповідає багатьом стратегіям національного, регіонального або місцевого рівня усіх 3 країн-учасниць Програми (розділ 3.2.4. Спільної операційної програми), у 2-му конкурсі проектів заявники повинні натомість описати у п. 2.1 заявки відповідність проекту із Стратегією Програми.
19. Як детально необхідно в заявці заповнити план інформації та комунікації?
Слід описати інформаційно-промоційні заходи, які служать реалізації поставлених комунікаційних цілей, таких як інформування про проект, висвітлення його результатів та фінансування за рахунок коштів ЄС. Як приклад, такими заходами можуть бути публікація, співпраця із ЗМІ, проведення інформаційних кампаній, виготовлення промо-матеріалів (наприклад, інформаційні стенди, таблиці, рол-апи тощо). Рекомендуємо назву заходу доповнювати описом комунікаційної цілі, для реалізації якої власне і планується виконувати запланований захід. Визначення цільової групи – це визначення кола осіб, до кого адресовано даний захід. Для одного заходу може бути визначено кілька цільових груп, наприклад, учні старших класів, мешканці певної місцевості, де реалізуєтьсч проект тощо. Однак, бажано уникати надто загальних визначень, як «суспільство». Наступний крок – це визначити інструменти, наприклад, флаєри, брошури, інтернет-сторінки, конференція, пленерні заходи, інформація в соц-медіа тощо. У наступній колонці таблиці, що слід заповнити у проектній заявці, вказуються показники, що визначають, яким чином буде вимірюватися результативність запланованих заходів. Вони повинні відображати результати заходів у вибраній цільовій групі: кількість осіб, що отримали флаєри/брошури, кількість відвідувань інтернет-сторінки, кількість учасників зустрічей/заходів, кількість коментарів та поширень в соц-медіа. Слід також пам’ятати про прийнятність витрат та включити до бюджету проекту кошти, необхідні для виконання даного плану.
20. Що станеться, якщо в статті 3.4 бюджету помилково буде включено закупівлі, що кваліфікуються як інвестиції?
Якщо в процесі перевірки проектної заявки буде виявлено, що в підрозділі 3.4 бюджету проекту включено закупівлі, предмет яких відповідно до опису проекту можна використовувати довше, ніж період реалізації проекту, дані бюджетні статті буде враховано у розрахунку вартості інвестиційного компоненту та інвестицій.
1. Чи організація, метою якої є одержаня прибутку, може бути бенефіціаром програми?
Ні, бенефіціарами Програми не можуть бути установи, метою діяльності яких є отримання прибутку.
2. Чи бенефіціаром може виступати організація, розташована поза територією програми?
Установи з-поза території Програми, щоб бути прийнятною у Програмі, повинні відповідати трьом умовам:
а) повинна бути зареєстрована в Польщі, Білорусі чи Україні
б) їхня участь зумовлена особливим характером та цілями проекту і є необхідною для його ефективної реалізації;
б) загальна сума, виділена в рамках проекту таким бенефіціарам, не перевищує 20%. Крім того, слід мати на увазі, що заходи поза територією Програми не можуть стосуватися інвестицій або інфраструктури.
3. Чи власний внесок можна зазкзпечити внеском у натуральній формі?
Власний внесок (мін. 10%) у проекті в Програмі транскордонного співробітництва Польща-Білорусь-Україна повинен бути фінансовим внеском. Відповідно до пункту 6.4. Програмного посібника, внески у натуральній формі не є прийнятними витратами і не можуть розглядатися власне співфінансування проекту, що вноситься головним бенефіціаром та/або бенефіціарами.
1. Які заходи можуть бути прийнятні в 2-му конкурсі?
2-й конкурс проектів Програми присвячено тематичній цілі «Спадщина» , зокрема пріоритетам, пов’язаним із:
- промоцією місцевої культури та історії,
- промоцією та збереженням природної спадщини.
Програма буде підтримувати спільні заходи та події, націлені на промоцію, розвиток та збереження культурної та природної спадщини, такі як:
- культурні та спортивні заходи, фестивалі;
- семінари та конференції;
- створення та розвиток транскордонних стратегій розвитку, планів, концепції розвитку транскордонного співробітництва після 2020 року;
- розвиток інституційного потенціалу (спільні навчання, обмін досвідом та кращими практиками, семінари, створення мереж співробітництва, координація діяльності та політик, створення нормативно-регуляційної бази);
- зміцнення людського потенціалу (спільні семінари, навчально-ознайомчі візити, навчання в сфері культури та мовні курси, обміни ідей та поглядів, молодіжні обміни).
Детальні пояснення можна знайти в Програмному посібнику для 2-го конкурсу проектів у розділі 2.3.
2. Чи можна профінансувати регулярні заходи?
Як правило, Програма не надає фінансування на регулярні (циклічні) заходи. Однак, слід зазначити, що в проекті може бути включено такий захід, який проводитиметься вперше, але планується як циклічний захід в майбутньому, наприклад щорічний. Допускається також впровадити інноваційні елементи до тих регулярних заходів, які вже проводяться. Якщо частка таких елементів буде значною, то такі проекти можуть буди прийнятні, однак слід пам’ятати, що всі регулярні заходи та їхні інноваційні елементи повинні бути детально описані в заявці.
3. Чи прогнозовані витрати у бюджет включаються у сумах із врахуванням ПДВ? Що означає, що ПДВ є прийнятним або неприйнятним?
Планування бюджету польських бенефіціарів залежить від їхньої можливості відшкодування ПДВ. Якщо польський бенефіціар не має юридичної можливості (на основі конкретних положень законодавства) відшкодувати суму понесеного ПДВ, то тоді такий податок є прийнятними витратами для проекту і бюджет планується у вартості брутто (тобто із врахуванням ПДВ).
Якщо польський бенефіціар має можливість відшкодувати ПДВ (тобто йдеться про саму можливість, а не плани щодо його відшкодування), у бюджеті проекту слід вказувати суми нетто (тобто без урахування ПДВ).
Бенефіціари з України та Білорусі після реєстрації проектів мають можливіcть звільнення від ПДВ, тому свої бюджети для проекту формують у сумах нетто (без ПДВ).
1. Чи наявність польського партнера в проекті є обов’язкова? Чи достатньо одного партнера з польської сторони?
Присутність польського партнера в проекті є обов'язковою. Одного партнера з польської сторони буде достатньо. Партнерство у проекті повинно бути наступним: польсько-українським чи польсько-білоруським чи польсько-українсько-білоруським.
1. На коли можна запланувати початок реалізації проекту?
Програмою не встановлено конкретних часових рамок реалізації проекту. Однак, Програма встановлює певні обмеження: проект не може розпочатися до підписання грантового договору, не може тривати довше, ніж 12 місяців і всі заходи в рамках проекту повинні бути завершені до 31.12.2022р.
2. Чи проекти можуть приносити дохід? А якщо ні, то що робити з придбаним обладнанням, яке після завершення проекту буде і надалі використовуватися?
Проекти не можуть бути направлені на отримання прибутку. Крім того, вимога стійкості проекту говорить про наступне: будь-який проект, що містить компонент інфраструктури або інвестиції, повинен повернути фінансування ЄС, якщо протягом п'яти років після завершення проекту (або протягом періоду часу, встановленого в правилах надання державної допомоги, якщо це застосовується) відбулися істотні зміни, що зачіпають його характер, цілі або умови реалізації, що призведе до зміни його початкових цілей. Суми неналежно виплачених коштів для такого проекту повинні бути повернені Органу Управління Програми пропорційно до періоду, для якого вимога до життєздатності проекту не була дотримана.
3. Коли повинен бути досягнутий показник результату?
Цільова вартість показника результату повинна бути досягнута найпізніше до закінчення періоду тривалості проекту – тобто максимально 5 років після закінчення проекту.
4. Що станеться, якщо не вдасться осягнути заплановані показники? Чи тоді слід буде повернути отриманий грант повністю або частково?
На етапі кінцевого звіту Бенефіціар повинен пояснити причини невиконання запланованих показників. Рішення щодо проекту прийматиметься після аналізу причин невиконання показника, впливу даного показника на реалізацію цілей проекту, а також суму понесених витрат на реалізацію заходу, повязаного із реалізацією даного показника, порівняно із запланованими витратами.
5. Коли можна отримати авансовий платіж по проекту?
Якщо для проекту буде вибрано варіант авансування, то авансовий платіж у розмірі 85% від запланованої суми гранту буде виплачено на підставі наданих до СТС документів - запиту на платіж, партнерської угоди, підписаної всіма бенефіціарами проекту, всіх передбачених декларацій, що вимагаються, – та після реєстрації проекту на Білорусі, якщо необхідне. Авансовий платіж виплачується Органом управління програми не пізніше 30 днів від дати затвердження вказаних документів у СТС.
6. Коли можна очікувати підписання грантового договору та розпочати реалізацію проекту?
Можемо очікувати, що підписання грантового договору буде можливе під кінець 2019 року – залежить це від багатьох чинників, зокрема від сумлінності бенефіціара під час процесу контрактування.
Однак, слід мати на увазі, що дата підписання договору не є тотожною початку реалізації проекту. Термін початку реалізації заходів проекту встановлюється окремими положеннями грантового договору. Крім того, проекти з білоруськими бенефіціарами перед початком реалізації повинні спочатку бути зареєстрованими в Білорусі. Бенефіціар може також вказати конкретну дату початку реалізації проекту – наприклад, договір може бути підписаний у січні 2020 року, а початок реалізації проекту передбачено у квітні 2020 року.
7. Чи можуть організації , що не входять до території Програми, нести витрати інвестиційного та інфраструктурного характеру?
Відповідно до Програмного посібника, заходи поза межами території Програми не можуть мати інвестиційного та/або інфраструктурного характеру. Однак це не означає, що організація з-поза території Програми не може нести таких витрат – вони вважатимуться прийнятними, якщо були понесені виключно на території Програми, що може бути перевірено.
1. Коли відбудуться семінари для потенційних заявників?
Серія семінарів для потенційних заявників 2-го конкурсу проектів відбудеться у всіх 3 країнах нашої Програми в період між 11 та 28 вересня цр. Вся інформація про семінари знаходиться на сайті програми за посиланням тут. Додатково, на початку жовтня цр. планується проведення індивідуальних консультацій для всіх організацій, зацікавлених поданням проектних заявок до Програми. Реєстрація на консультації розпочнеться з 10 вересня цр.
Чи була ця сторінка корисною?
