1. Важное сообщение для бенефициаров проектов
2. Нужно ли подписывать дополнительное соглашение, если есть изменения в методологии расходов на персонал (например, тип контракта) или командировочных расходов (например, их количество)?
Нет. На этапе заключения грантового контракта каждый бенефициар был обязан предоставить соответствующие методологии для единовременных сумм (lump sums). Эти расчетные значения были зафиксированы как максимальные расходы на персонал и поездки (staff costs и travel costs). Эти суммы будут считаться приемлемыми и причитаться Бенефициару, если окончательный отчет будет предоставлен своевременно (не позднее, чем через 3 месяца после завершения проекта). Нет необходимости обновлять информацию, например, о типе договора, его сроке действия, продолжительности поездки по их номерам.
3. Можно ли использовать обменный курс, применимый к конкретным закупкам, при подготовке финансового отчета?
Нет. Любая конвертация в евро реальных затрат в национальных валютах производится по курсу, опубликованному на InforEuro за месяц, в течение которого была произведена оплата (§ 16 Грантового контракта).
4. Есть ли шаблон для ежеквартального отчета по коммуникации и продвижению проекта (инфо-промо-отчет)?
Нет. Каждый бенефициар обязан предоставить в СТС фотографии и письменную информацию о ходе проекта (§ 20 Грантового контракта) в форме, подходящей для Бенефициара. Информация должна отправляться ежеквартально, начиная с даты реализации проекта, в инфо-промо-команду по электронной почте agnieszka.cwikla@pbu2020.eu и monika.kozlowska@pbu2020.eu. Особенно приветствуются красивые картинки.
Если у Бенефициара есть какая-либо интересная информация о проекте, событии, мероприятии, вы можете заранее сообщить об этом в СТС.
5. В текущей ситуации, связанной с COVID-19, будут ли автоматически продлеваться сроки реализации микро-проектов сверх указанного в контракте периода?
Нет, возможное продление срока реализации микро-проекта происходит не автоматически, а по письменному запросу бенефициара и в виде дополнительного соглашения (п. 10.1.3 Программного руководства для 2-го конкурсного набора). В то же время призываем бенефициаров пересмотреть мероприятия по проекту. Необходимые подсказки можно найти в приложениях к Программному руководству. Возможно в вашем случае лучшим решением станет более позднее начало реализации проекта, а не его продление. В данной ситуации также необходимо подписание допсоглашения. Также напоминаем, что все мероприятия по проекту, финансируемые в рамках Программы, должны завершиться не позднее 31 декабря 2022 г.
6. Обязан ли аудитор подписывать краткий описательный отчет (brief narrative report)?
Нет, аудитор не проверяет краткий описательный отчет и не ставит на нем свою подпись.
7. Должен ли я, как ведущий бенефициар, информировать СТС о платежах, переведенных партнерам по проекту?
Да, помните, что в соответствии с положениями п.9.1 Программного руководства ведущий бенефициар обязан информировать СТС о каждом платеже, отправленном бенефициарам, в течение 7 дней с момента его совершения.
8. Мы бы хотели перенести срок реализации нашего микро-проекта. Хотя мы еще не начали какой-либо деятельности, мы уже получили 1-й транш. Нужно ли нам возвращать средства Органу управления?
Нет, в этом нет необходимости. Грантовый контракт вступает в силу с даты, когда он подписан последней из двух сторон. Реализация проекта начинается с даты, указанной в п.2 § 4.
9. Если мы перенесем сроки реализации нашего микро-проекта и укажем новую начальную дату в пункте 2 4 Грантового контракта, можем ли мы указать в финансовом отчете в качестве приемлемых расходы на банковские услуги, понесенные до новой даты начала реализации проекта? В нашем бюджете проекта присутствуют расходы, связанные с обслуживанием банковского счета.
В соответствии с п. 6.2.1 Программного руководства для 2-го конкурсного набора приемлемые расходы должны быть среди прочего понесены в период реализации проекта. Таким образом, если вы меняете дату начала реализации проекта, расходы на банковские услуги, понесенные до новой даты, указанной в п.2 § 4 Грантового контракта, не будут рассматриваться как приемлемые.
10. Обязательно ли делить расходы на 90% (финансирование ЕС) и 10% (собственный вклад) в случае оплаты каждого счета?
Нет, такого обязательства нет, хотя большинство бенефициаров предпочитают разделять расходы таким образом для целей бухгалтерского учета. Тем не менее, некоторые счета могут быть оплачены только за счет средств ЕС, некоторые – только с использованием собственных средств, некоторые – за счет двух источников. Окончательные суммы будут определены в финансовом отчете – там это разделение (точная пропорция установлена в Грантовом контракте) будет учтено. В п. 8.2.2 Программного руководства для 2-го конкурсного набора вы можете найти обязательные элементы, которые необходимо указывать в описании счетов-фактур. Среди перечисленных девяти составляющих указана «Сумма общих приемлемых расходов в национальной валюте» без необходимости описывать разделение источников финансовых средств.
11. Предусматривает ли Программа какие-либо дополнительные упрощения с точки зрения проведения закупок и ситуации с COVID-19?
Да, соответствующая информация на этот счет регулярно публикуется на сайте Программы в разделе «Новости».
12. Согласно § 4 пункта 2 Грантового Контракта, реализация нашего микропроекта начинается "в первый день месяца, следующего за месяцем выплаты Органом Управления первого авансового платежа". Из-за текущей эпидемической ситуации мы не в состоянии осуществлять такие мягкие мероприятия, как фестиваль и семинары. Мы хотели бы перенести дату начала нашего проекта на март 2021 года. Нужно ли нам подписывать дополнительное соглашение к грантовому контракту?
Нет, Ваш грантовый контракт действителен и реализация Вашего проекта начинается после выплаты авансового платежа, как это прямо указано. До тех пор, пока Вы не отправите запрос на платеж и не получите деньги на свой банковский счет, Вы не начинаете свой проект. Ответственность за начало реализации микропроекта лежит на Бенефициарах. Однако следует помнить, что все проектные мероприятия, финансируемые Программой, должны быть завершены не позднее 31 декабря 2022 года.
13. Мы готовим наш краткий отчет. Где можно найти какие-либо указания по заполнению документа?
Инструкции по заполнению отчетов вы можете найти на нашем сайте Программы в материалах тренингов, посвященных их реализации https://www.pbu2020.eu/by/pages/402.
14. В нашей польской организации нет специальных внутренних правил для проведения закупок небольшой стоимости. Нужно ли нам разрабатывать такой документ?
Финансирование ЕС - это публичные средства, и поэтому каждый Бенефициар должен тратить их наиболее прозрачным образом. Хорошей практикой является наличие внутреннего регулирования, которое четким образом (в том числе и для целей аудита) объясняет основные правила закупок и этапы присуждения контракта даже низкой стоимости. Однако, когда внутренние правила отсутствуют, Бенефициар обязан соблюдать общие правила присуждения контракта на закупку, описанные в Программном Руководстве, глава 6.5.1 Основные правила. Подготовка и заключение контракта в рамках проекта должны осуществляться таким образом, чтобы гарантировать соблюдение принципа прозрачности, честной конкуренции и равного отношения к (потенциальным)/контрагентам, а также отсутствие конфликта интересов. Кроме того, необходимо соблюдать принцип рационального финансового управления.
Пожалуйста, помните, что бенефициар должен каждый раз быть в состоянии доказать, что закупки были проведены и контракт был заключен в соответствии с вышеупомянутыми правилами. Аудитор будет проверять каждый контракт на соответствие этим правилам и запрашивать объяснения/подтверждения у бенефициара. В случае отсутствия удовлетворительных объяснений расходы могут быть признаны неправомочными.
Поэтому органы программы настоятельно рекомендуют для целей проверки хранить доказательства того, что контракт был заключен и закупки были произведены в соответствии с общими правилами, например, отправленные по электронной почте приглашения с просьбой направить оферты, служебные записки, заметки о выборе подрядчика и т.д.
Важно также подчеркнуть, что - для контрактов на сумму около 50 т. злотых - бенефициар должен быть в состоянии доказать, что он выполнил оценку стоимости закупки.
15. Мы вынуждены были перевести наши мастер-классы в онлайн формат. Можем ли мы счиать участников такого онлайн мероприятия как участников обычного мастер-класса?
Да, что касается индикаторов продуктов, вы можете считать участников таких мастер-классов, тренигов, конференций или вебинаров, как участниов традиционных мероприятий. Однако, если у вас имеются какие-либо сомнения, свяжитесь с менеджером вашего проекта.
16. Должны ли бенефициары подписывать новое партнерское соглашение в случае подписания ведущим бенефициаром дополнительного соглашения к грантовому контракту?
С формальной точки зрения было бы разумным также подписать дополнительное соглашение к партнерскому соглашению. В любом случае ведущий бенефициар обязан позаботится о том, чтобы у бенефициаров был документ (извещение, официальная переписка), который бы подтверждал, что они одобрили изменения в контракте и осведомлены о них.
17. Я только что подписал дополнительное соглашение к грантовому контракту и увеличил период реализации моего микро-проекта на 10 месяцев. Нужно ли мне слать еще один краткий отчет в СТС
Несмотря на то, что изначально предполагалась подготовка только одного краткого отчета, описывающего реализацию половины проекта, реальные обстоятельства вынудили нас не только увеличивать период реализации многих микро-проектов, но также и обновлять данные. Для целей мониторинга потребуется подготовить дополнительную информацию и краткий отчет в следующем порядке:
18. В связи с пандемией COVID-19 и необходимостью изменения деятельности в нашем проекте появляется некоторая экономия. Однако расходы на ремонт и поставки остаются неизменными. Должны ли мы снизить стоимость расходов на поставки и инфраструктуру (инвестиционная и инфраструктурная составляющие) с учетом новой стоимости финансирования ЕС, установленной в итоговом отчете?
Больше нет. Недавно Совместный Мониторинговый Комитет разрешил бенефициарам микропроектов считать приемлемой сумму инвестиций и инфраструктуры, ранее предусмотренную в Грантовом Контракте. Это означает, что ограничение - 20% от гранта ЕС - будет учитываться на основе первоначально предоставленного финансирования ЕС. Однако, для того, чтобы принять такие расходы как приемлемые, все другие правила приемлемости, установленные в Программном Руководстве и Грантовом контракте, должны быть выполнены, а расходы должны быть подтверждены аудиторами. https://www.pbu2020.eu/by/news/1827
19. Нужны ли нам табели учета рабочего времени в качестве подтверждающих документов, доказывающих привлечение внешнего эксперта, которые предусмотрены в бюджете по статье 4.1 "Оплата труда технического персонала"?
Все зависит от контракта, заключенного между вашим учреждением и экспертом. Как правило, когда мы говорим о контракте с внешним экспертом, Бенефициары должны иметь следующие документы:
Если такое обязательство вытекает из договора, табели учета рабочего времени также являются частью подтверждающей документации.
Однако табели учета рабочего времени представляют собой документы, подтверждающие, как правило, участие персонала проекта, нанятого на основе трудового соглашения, и скорее относятся к группе, финансируемой по статье 1 "Расходы по персоналу". В случае микропроекта эта статья рассчитывается как единовременная сумма (lump sum).
Тем не менее, если эксперт имеет трудовой договор/контракт с вашим учреждением, заключенный по бюджетной статье 4.1, ожидается, что среди подтверждающих документов будет в наличии следующее:
20. Я обратил внимание, что счет за аудит проекта может быть оплачен после завершения периода реализации проекта. Вы можете подтвердить это исключение?
Да, это верно, что существует возможность оплаты за аудит финального отчета по проекту после периода реализации микро-проекта. Бенефициару необходимо указать данный вид расхода в финальном отчете вместе с ожидаемой датой платежа. Однако эта дата не может быть позже 3-х месяцев после даты подачи финального отчета бенефициаром в СТС. При этом бенефициар в списке документов, подтверждающих расходы, в поле «Comments» («Комментарии») должен описать расход как «Unpaid expenditure - expected payment date …» («Неоплаченный расход – ожидаемая дата платежа …»).
При использовании этой опции бенефициар обязан предоставить в СТС подтверждение оплаты за аудит в течение 14 дней от даты фактического платежа или по запросу СТС в более ранние даты (в конце финансового года Программы). Такое подтверждение в последствии подлежит отправке в ОУ.
21. Обязаны ли мы размещать флаг ЕС и логотип Программы на каждом счете, имеющем отношение к реализации нашего проекта?
Обязательные сведения, которые должны размещаться на счетах, указаны в п.8.2.2 Программного руководства для 2-го конкурсного набора (а также в аналогичном руководстве для 3-го набора). Счета не рассматриваются с точки зрения промоматериалов или мероприятий по визуализации. Руководство по визуализации для целей популяризации доступно по ссылке: http://pbu2020.eu/by/pages/354.
Данная страница была полезной?
