1. Важливе повідомлення для бенефіціарів проектів
2. Чи потрібно підписувати додаткову угоду, якщо відбудуться зміни в методології витрат на персонал (напр., тип контракту) або витрат на відрядження (напр., їх кількість)?
Ні. На етапі укладення грантового договору кожен бенефіціар був зобов'язаний надати відповідні методології для одноразових сум (lump sums). Ці розрахункові значення були зафіксовані як максимальні витрати на персонал і поїздки (staff costs і travel costs). Ці суми будуть вважатися прийнятними і належати Бенефіціару, якщо остаточний звіт буде надано вчасно (не пізніше, ніж через 3 місяці після завершення проекту). Немає необхідності оновлювати інформацію, напр., про тип договору, термін його дії, тривалість поїздки та кількість поїздок.
3. Чи можна використовувати обмінний курс, який застосовувався до конкретних закупівель, при підготовці фінансового звіту?
Ні. Будь-яка конвертація реальних витрат в національних валютах в євро здійснюється на підставі курсу, опублікованого на InforEuro за місяць, протягом якого була здійснена оплата (§ 16 грантового договору).
4. Чи існує шаблон для квартального звіту з питань комунікації та промоції проекту?
Ні. Кожен бенефіціар зобов'язаний надіслати до СТС фотографії та письмову інформацію про хід проекту (§ 20 грантового договору) у відповідній та зручній для Бенефіціара формі. Інформація повинна бути відправлена щоквартально, починаючи з дати реалізації проекту, до інформаційно-промоційної команди електронною поштою на адреси agnieszka.cwikla@pbu2020.eu і monika.kozlowska@pbu2020.eu. Особливо вітаються красиві фотографії. Якщо у Бенефіціара є якась цікава інформація про проект, події, заходи, зустрічі, тоді він може заздалегідь повідомити про це СТС.
5. Чи у теперішній ситуації, пов'язаній з COVID-19, автоматично будуть продовжуватися терміни реалізації мікропроектів понад зазначений в контракті період?
Ні, можливе продовження терміну реалізації мікропроекту не відбуватиметься автоматично, а лише на письмовий запит бенефіціара і у вигляді додаткової угоди (адендум) (п. 10.1.3 Програмного посібника для 2-го конкурсного набору). У той же час закликаємо бенефіціарів переглянути заходи в рамках проекту. Необхідні підказки можна знайти в додатках до Програмного посібника. Можливо у вашому випадку кращим рішенням стане пізніший початок реалізації проекту, а не його продовження. В даній ситуації також необхідним буде підписання додаткової угоди (адендум). Також нагадуємо, що всі заходи проекту, що фінансуються в рамках Програми, повинні завершитися не пізніше 31 грудня 2022 р.
6. Чи аудитор зобов'язаний підписувати короткий описовий звіт (brief report)?
Ні, аудитор перевіряє заключний звіт проекту. Він не перевіряє проміжний звіт і не ставить на ньому свій підпис.
7. Чи як Головний бенефіціар я повинен інформувати СТС про надісланий партнерам проекту авансовий платіж?
Так, пам'ятайте, будь ласка, що відповідно до положень п.9.1 Програмного посібника, Головний бенефіціар зобов'язаний інформувати СТС про кожен платіж, відправлений бенефіціарам, протягом 7 днів з моменту його проведення.
8. Ми хотіли б відкласти реалізацію нашого мікропроєкту. Хоча ми не розпочали жодної діяльності, ми вже отримали авансовий платіж. Чи повинні ми повернути його до Органу Управління?
Ні, це не вимагається. Грантовий договір набирає чинності з дня підписання останньої з двох Сторін. Реалізація проєкту починається відповідно до дати, зазначеної в пункті 2 параграфу 4.
9. Якщо ми відкладемо реалізацію нашого мікропроєкту та вкажемо нову дату початку у пункті 2 параграфу 4 грантового договору, чи можемо ми відобразити у фінансовому звіті - як прийнятні - витрати на обслуговування в банку, понесені до нової дати початку реалізації проекту? В бюджеті нашого проєкту передбачені витрати, пов'язані з банківськими зборами.
Відповідно до частини 6.2.1. Програмного посібника для другого конкурсу заявок, прийнятні витрати бути понесені протягом періоду реалізації проєкту. Отже, якщо ви зміните дату початку реалізації проєкту, витрати на банківські збори, понесені до нової дати, визначеної у пункті 2 параграфу 4 грантового договору, не вважатимуться прийнятними.
10. Чи обов'язковим є розподіл витрат у розмірі 90% фінансування ЄС/10% співфінансування при оплаті кожного рахунку?
Ні, такого зобов'язання немає, хоча більшість бенефіціарів надають перевагу такому методу для цілей бухгалтерського обліку. Тим не менш, деякі рахунки-фактури можна сплачувати лише з фондів ЄС, деякі - лише за допомогою співфінансування, деякі - з двох джерел. Остаточні суми будуть вказані у фінансовому звіті - тоді цей розподіл (встановлений у грантовому договорі) буде дотриманий. В пункті 8.2.2 Програмного посібника для другого конкурсного набору ви можете знайти обов'язкові елементи опису рахунків-фактур - серед дев'яти вимог є інформація про "Суму загальних прийнятних витрат у національній валюті" без необхідності опису розподілу джерел.
11. Чи передбачає Програма будь-які додаткові спрощення щодо державних закупівель та ситуації з COVID-19?
Так, відповідна інформація регулярно публікується на веб-сайті Програми в розділі НОВИНИ.
12. Відповідно до § 4 пункту 2 Ґрантового договору, реалізація нашого мікропроекту починається "в перший день місяця, що настає після місяця виплати Органом Управління першого авансового платежу". Через існуючу епідемічну ситуацію ми не в змозі здійснювати такі м'які заходи як фестиваль та семінари. Ми хотіли б перенести дату початку нашого проекту на березень 2021 року. Чи потрібно нам підписувати додаткову угоду до Ґрантового договору?
Ні, Ваш Ґрантовий договір дійсний і реалізація Вашого проекту починається після виплати авансового платежу, як це прямо вказано. До тих пір, доки Ви не відправите запит на платіж і не отримаєте гроші на свій банківський рахунок, Ви не починаєте свій проект. Відповідальність за початок реалізації мікропроекту лежить на бенефіціарах. Однак слід пам'ятати, що всі проектні заходи, що фінансуються Програмою, повинні бути завершені до 31 грудня 2022 року.
13. Ми готуємо наш короткий звіт. Де можна знайти рекомендації та вказівки щодо заповнення документа?
Інструкції щодо заповнення звітів ви можете знайти на веб-сторінці Програми в матеріалах тренінгів, присвячених їхній реалізації https://www.pbu2020.eu/ua/pages/401
14. Наша польська організація не має детальних внутрішніх правил щодо допорогових державних закупівель. Чи нам потрібно підготувати такий документ?
Співфінансування ЄС - це державні кошти, тому кожен Бенефіціар повинен витрачати їх якомога прозоріше. Доброю практикою є існування внутрішніх правил, які чітко (також для аудиторських цілей) пояснюють основні принципи та етапи проведення закупівель навіть для договорів низької вартості. Однак, коли внутрішні правила відсутні, Бенефіціар зобов'язаний дотримуватися загальних правил присудження контракту на закупівлю, описаних в Програмному Посібнику, розділ 6.5.1 Основні правила. Підготовка та підписання контракту в рамках проєкту повинні здійснюватися таким чином, щоб гарантувати дотримання принципу прозорості, чесної конкуренції та рівного ставлення до (потенційних) / контрагентів, а також відсутність конфлікту інтересів. Крім того, необхідно дотримуватися принципу раціонального фінансового управління.
Будь ласка, пам'ятайте, що бенефіціар повинен кожного разу бути в змозі довести, що закупівлі були проведені і контракт був укладений відповідно до вищезазначених правил. Аудитор перевірятиме кожен контракт на відповідність цим правилам і може запитувати пояснення/підтвердження у бенефіціара. У випадку відсутності задовільних пояснень витрати можуть бути визнані неприйнятними.
Тому органи Програми настійно рекомендують для цілей перевірки зберігати докази того, що контракт був укладений і закупівлі були проведені відповідно до загальних правил, наприклад, відправлені електронною поштою запрошення з проханням надіслати пропозиції, службові записки, замітки про вибір підрядника та ін.
Важливо також підкреслити, що для контрактів на суму близько 50 тис. злотих, бенефіціар повинен бути в змозі довести, що він виконав оцінку вартості закупівлі.
15. Нам довелося замінити наші семінари на он-лайн події. Чи можемо обліковувати учасників таких онлайн-заходів як учасників звичайних семінарів?
Так, якщо йдеться про індикатори продукту, ви можете рахувати учасників семінарів, тренінгів, конференцій чи вебінарів як учасників традиційних заходів. Однак у разі виникнення сумнівів рекомендуємо Вам звернутися до менеджера проекту (Project Manager).
16. У разі підписання Головним парнером Додатку (Адендуму) до Грантового договору, чи бенефіціари зобов'язані підписати нову Партнерську Угоду?
Формально, доцільно було б підписати додаток до Партнерської Угоди. У будь-якому випадку, Головний Бенефіціар повинен переконатися, що існує відповідний документ (переписка або інший документ), який підтверджує, що інші Бенефіціари погоджують зміни у договорі та поінформовані про них.
17. Ми щойно підписали Додаток до Грантового договору та продовжили термін реалізації нашого мікропроєкту на 10 місяців. Чи зобов’язані ми подавати ще один короткий звіт до СТС?
Хоча раніше передбачався лише один короткий звіт, що описує половину реалізації проекту, у силу обставин ми були змушені не тільки продовжити термін реалізації багатьох мікропроєктів, але й оновити вимоги. Для моніторингу потрібна наступна додаткова інформація та короткі звіти:
18. Я звернув увагу, що рахунок за аудит проєкту може бути оплачений після завершення періоду реалізації проєкту. Ви можете підтвердити цей виняток?
Так, це вірно. Існує можливість оплати за аудит фінального звіту по проєкту після періоду реалізації мікропроєкту. Бенефіціару необхідно вказати даний вид витрат у фінальному звіті разом з очікуваною датою платежу. Однак ця дата не може бути пізнішою, ніж 3 місяці після дати подання фінального звіту бенефіціаром до СТС. При цьому бенефіціар в списку документів, що підтверджують витрати, в полі «Comments» («Коментарі») повинен описати витрату як «Unpaid expenditure - expected payment date ...» («Неоплачена витрата - очікувана дата платежу ...»).
При використанні цієї опції бенефіціар зобов'язаний надати до СТС підтвердження оплати за аудит протягом 14 днів від дати фактичного платежу або за запитом СТС у більш ранні дати (в кінці фінансового року Програми). Таке підтвердження надалі підлягає відправці в ОУ.
19. Чи зобов'язані ми розміщувати прапор ЄС і логотип Програми на кожному рахунку, що має відношення до реалізації нашого проєкту?
Обов'язкові відомості, які повинні розміщуватися на рахунках, вказані в п.8.2.2 Програмного посібника для 2-го конкурсного набору (а також в аналогічному посібнику для 3-го набору). Рахунки не розглядаються з точки зору промоматеріалів або заходів з візуалізації. Посібник з візуалізації для промоційних цілей доступний за посиланням: http://pbu2020.eu/by/pages/354.
Чи була ця сторінка корисною?
