Cross-border Cooperation Program Poland-Belarus-Ukraine 2014–2020 Logo - back to the main page of the website
    • english
    • polish
    • by
    • ua
    • czcionka

    • A
    • A
    • A
banner_comp

Aplikowanie

Wniosek aplikacyjny

1. W ilu egzemplarzach należy złożyć wniosek?

Wniosek Aplikacyjny należy złożyć zarówno w formie papierowej (1 oryginał), jak i elektronicznej (dwa pliki). Wniosek powinien zostać złożony do Wspólnego Sekretariatu Technicznego do 31.10.2018 r. Beneficjent Wiodący składa wniosek aplikacyjny wraz z podpisanym przez partnera/partnerów oświadczeniem partnerskim, które jest częścią wniosku.

2. Na jakim etapie należy załączyć do wniosku pozwolenie na budowę, dokumenty środowiskowe i inne zezwolenia?

Na etapie aplikowania o dofinansowanie, Beneficjent składa oświadczenie dotyczące wymaganych pozwoleń i dokumentów (w punkcie 3.5 Wniosku aplikacyjnego). Dokumenty te weryfikowane będą przez audytora dopiero przy rozliczeniu końcowym, jednak WST rekomenduje posiadanie kompletu wymaganych dokumentów najpóźniej w momencie wypłaty zaliczki.

3. Czy w 2 naborze wniosków istnieje ograniczenie co do liczby składanych wniosków przez jedną instytucję?

W 2 naborze wniosków Beneficjenci Wiodący mogą składać nie więcej niż 3 wnioski. Ponadto, WKM może podjąć decyzję w sprawie ograniczenia liczby przyznanych dotacji dla jednego Beneficjenta Wiodącego.
Nie ma natomiast ograniczenia liczby wniosków, w których ta sama instytucja występuje jako partner (Beneficjent).

4. Czy do wniosku aplikacyjnego należy załączyć umowę partnerską?

Na etapie składania wniosku umowa partnerska nie jest wymagana. Na etapie składania wniosku będzie wymagana deklaracja Beneficjenta Wiodącego i oświadczenia partnerskie dla każdego Beneficjenta. Dokumenty te są częścią wniosku i są przygotowywane w aplikacji (z nadaniem odpowiedniej sumy kontrolnej). Należy je odręcznie uzupełnić, podpisać i podstemplować. Nie później niż w przeciągu 30 dni od zawarcia umowy grantowej, Beneficjent Wiodący powinien przedłożyć do WST jedną umowę partnerską na realizację danego projektu. Powinna ona zostać przygotowana w języku angielskim i podpisana przez wszystkich Beneficjentów projektu.

5. Czy Beneficjent Wiodący może być Beneficjentem w innym projekcie?

Beneficjent Wiodący może być równolegle partnerem w innym projekcie. Instytucje mogą składać więcej niż jeden projekt (maksymalnie 3 wnioski na jednego Beneficjenta Wiodącego) i brać udział w więcej niż jednym projekcie.
WKM może podjąć decyzję w sprawie ograniczenia liczby przyznanych dotacji dla jednego Beneficjenta Wiodącego.

6. Jaki jest termin na złożenie wniosku aplikacyjnego?

Wniosek aplikacyjny musi być złożony najpóźniej 31 października 2018 r. W przypadku nadania Wniosku pocztą lub kurierem za datę złożenia uważa się datę nadania/stempla pocztowego. W przypadku złożenia osobistego, dokumenty należy złożyć w sekretariacie Centrum Projektów Europejskich w Warszawie, ul. Domaniewska 39a, do 31.10.2018 r. do 15.00 czasu lokalnego.

7. Czy Wniosek Aplikacyjny musi być wypełniony w języku angielskim?

Oficjalnym językiem Programu jest język angielski, dlatego Wniosek Aplikacyjny należy sporządzić w tym języku. Wnioski Aplikacyjne wypełnione w języku innym niż angielski zostaną odrzucone i nie będą podlegały ocenie.

8. W jaki sposób wypełnić Wniosek Aplikacyjny?

Aby poprawnie wypełnić Wniosek Aplikacyjny, należy zapoznać się z Podręcznikiem Programu dla 2 naboru wniosków, wzorem Wniosku Aplikacyjnego oraz siatką oceny. Wszystkie te dokumenty są do pobrania na stronie internetowej Programu. W najbliższym czasie na stronie pojawi się e-aplikacja (generator) służąca do tworzenia wniosków projektowych oraz instrukcja jej użytkowania. UWAGA: Wniosek Aplikacyjny może być stworzony wyłącznie przy użyciu generatora i musi posiadać indywidualną sumę kontrolną. Sposób wypełniania i tworzenia WA zostanie także omówiony w trakcie szkoleń.

9. Co należy rozumieć przez komponent infrastrukturalny i inwestycyjny?

Komponent infrastrukturalny i inwestycyjny to część wydatków projektowych przeznaczonych na prace budowlane/remontowe oraz zakupy sprzętów i wyposażenia, których okres eksploatacji będzie dłuższy niż czas trwania projektu. Materiały eksploatacyjne (jak np. artykuły spożywcze czy materiały, które będą zużyte podczas wydarzeń projektowych) nie będą traktowane jako zakupy inwestycyjne.  Mikroprojekty z zasady wspierają działania miękkie, jednak w ramach naboru dopuszczono możliwość zakupu sprzętów, mebli, a także wykonania niewielkich robót budowlanych służących powstaniu niezbędnej infrastruktury.  Komponent infrastrukturalny i inwestycyjny wynosi maksymalnie 20% grantu, co oznacza, że przy dofinansowaniu na poziomie 60.000 EUR wyniesie on jedynie 12.000 EUR na cały  projekt na wszystkich jego Beneficjentów.

10. Gdzie w budżecie należy umieścić materiały zużywane podczas planowanych warsztatów artystycznych? 

Wszystkie materiały, które zostaną zużyte w trakcie realizacji projektu (na przykład: glina do warsztatów garncarskich, farby czy pędzle do warsztatów malarskich, odczynniki chemiczne do badań, artykuły spożywcze na potrzeby warsztatów kulinarnych itp.), powinny zostać umieszczone w linii budżetowej 3.4 „Inne”.
Materiały zużyte w trakcie trwania projektu nie są traktowane jako inwestycje i nie są wliczane do komponentu inwestycyjno-infrastrukturalnego.

11. Czy musimy wybierać wskaźniki z listy sugerowanej (druga część punktu 3.4 Wniosku Aplikacyjnego)?

Nie, nie muszą Państwo wybierać dodatkowych wskaźników projektowych z listy sugerowanej. Lista ta jest zamknięta i jeśli żaden ze wskaźników nie odpowiada specyfice Państwa projektu, pole to zostaje puste.
Proszę jednak pamiętać, że każdy projekt musi przyczynić się do osiągnięcia co najmniej jednego programowego wskaźnika produktu i wskaźnika rezultatu wskazanego w danym priorytecie.

12. Jaki kurs należy zastosować przy sporządzaniu budżetu projektu?

Przy tworzeniu budżetu projektu proponujemy użycie miesięcznego kursu EBC z sierpnia 2018 (InforEuro rate).

13. Czy istnieje przykładowa metodologia do wyliczenia kosztów osobowych i kosztów podróży? 

Program nie narzuca wzorca wyliczania kosztów osobowych i koszów podróży w przeciwieństwie do kosztów administracyjnych. Metodologia nie musi być bardzo rozbudowana, ale musi umożliwiać weryfikację zasadności i wysokości wnioskowanych kwot.
Wskazane jest, aby w uzasadnieniu kosztów osobowych podać liczbę osób pracujących na rzecz projektu, ich stanowiska, liczbę miesięcy, wymiar etatu czy formę zatrudnienia oraz stawkę wynagrodzenia. Wymagane jest, aby powyższe dane miały odzwierciedlenie w przepisach prawa krajowego i regulaminach dotyczących wynagradzania obowiązujących w danej instytucji.
Przy sporządzaniu metodologii dla kosztów podróży personelu projektowego należy wziąć pod uwagę liczbę podróży krajowych i zagranicznych, liczbę osób biorących w nich udział, długość trwania delegacji, wysokość przysługujących diet, jednostkowych kosztów noclegów, biletów, itp. Wszystkie koszty powinny być ponoszone zgodnie z przepisami prawa krajowego i regulacjami wewnętrznymi instytucji, dotyczącymi delegacji służbowych.

14. Na jakiej podstawie należy oszacować wartość wskaźnika rezultatu?

Program nie narzuca wyboru źródła weryfikacji wskaźnika.  Można oprzeć się np. na danych statystycznych urzędów, izb turystyki, baz noclegowych, innych dokumentach potwierdzających liczbę odwiedzających. Należy posiadać odpowiednią dokumentację w tym zakresie.

15. Który wskaźnik programowy produktu będzie odpowiedni dla wydarzeń/działań sportowych?

W priorytecie dotyczącym promocji kultury lokalnej i historii jedynym właściwym programowym wskaźnikiem produktu będzie liczba transgranicznych wydarzeń kulturalnych zorganizowanych przy wsparciu EIS (number of cross-border cultural events organized using ENI suport).
W ramach tego wskaźnika wykazać możemy wszelkie wydarzenia integrujące społeczności lokalne, takie jak wydarzenia sportowe, warsztaty artystyczne, festiwale, festyny czy inne związane z promocją kultury i historii.

16. Czy w metodologii kosztów osobowych możemy uwzględnić pracę osób sporządzających raport końcowy?

Tak –  w związku z tym, że Beneficjenci mają maksymalnie 3 miesiące od zakończenia projektu na sporządzenie raportu końcowego, maksymalnie 3-miesięczne koszty wynagrodzeń osób bezpośrednio odpowiedzialnych za  jego przygotowanie i sporządzenie można uznać za koszty kwalifikowalne. W metodologii prosimy o uzasadnienie ujęcia kosztów osoby bezpośrednio zajmującej się rozliczeniem raportu.

17. Jak należy rozumieć pojęcie „obiekt udoskonalony” we wskaźniku produktu?

Aby mówić o „obiekcie udoskonalonym” we wskaźniku produktu number of improved cultural and historical sites as direct consequence of Programme support, udoskonalenie musi mieć charakter trwały, zaś zmiany dotyczyć muszą jego cech fizycznych, tzn. wygląd obiektu, jego funkcjonalność czy przydatność musi ulec poprawie dzięki środkom uzyskanym w ramach projektu. Remont, odświeżenie, pomalowanie, wymiana okien to udoskonalenie obiektu, ale w dobrze uzasadnionych przypadkach. Również wyposażenie obiektu w elementy użytkowe może być rozumiane jako jego udoskonalenie.

18. Czy i gdzie we wniosku należy odnieść się do strategii regionalnych i lokalnych? Taki wymóg istniał w 1 naborze wniosków.

W 2 naborze wniosków przyjęto uproszczenie polegające na braku konieczności opisywania zgodności projektu ze strategiami krajowymi, regionalnymi i lokalnymi krajów programowych.  Przyjmując, że Program Polska-Białoruś-Ukraina 2014-2020 jest kompatybilny z wieloma strategiami na szczeblu narodowym, regionalnym i lokalnym trzech krajów programu (rozdział 3.2.4. Wspólnego Programu Operacyjnego), Wnioskodawcy 2 naboru są proszeni o opisanie w punkcie 2.1 wniosku aplikacyjnego zgodności projektu ze strategią Programu.

19. Jak szczegółowo należy wypełnić plan informacji i komunikacji we wniosku aplikacyjnym?

Należy podać działania promocyjne wskazujące na realizację przyjętych celów komunikacyjnych takich jak informowanie o projekcie, pokazywanie jego rezultatów oraz jego finansowania ze środków UE. Przykładowymi działaniami promocyjnymi będą wydanie publikacji, zorganizowanie wydarzeń, współpraca z mediami, wyprodukowanie materiałów promocyjnych (np. ścianki, roll-upy itp.). Rekomendujemy podawanie działań w połączeniu z krótkim opisem celu komunikacyjnego, zrealizowaniu którego działanie ma służyć.  Ustalenie grupy docelowej to nic innego jak określenie do kogo adresowane będą nasze działania promocyjne. Do jednego działania może być określonych kilka grup docelowych np. młodzież w wieku licealnym, mieszkańcy miejscowości, w której realizowany jest projekt itp. Starajmy się unikać bardzo ogólnych sformułowań typu ogół społeczeństwa.  W kolejnym kroku określamy narzędzia, mogą to być np. ulotki, broszury, strona internetowa , zakładka na stronie, konferencja, wydarzenie plenerowe, informacja w mediach społecznościowych itp. Wskaźniki, czyli kolejne pole do wypełnienia musi pokazać nam jak będzie mierzona skuteczność działań promocyjnych. Powinny one odzwierciedlać rezultaty działań w grupie docelowej np.: liczba osób, które otrzymały ulotkę, broszurę;  liczba wejść na stronę/zakładkę; liczba uczestników spotkań, wydarzeń; liczba komentarzy, polubień i podzieleń się treścią w mediach społecznościowych. Pamiętajmy o kwalifikowalności kosztów i ujęciu kosztów w budżecie projektu. 

20. Co się stanie, jeśli w punkcie 3.4 budżetu omyłkowo umieścimy zakupy, które mogłyby być uznane za inwestycje?

Jeśli podczas oceny wniosku okaże się, że w linii 3.4 wykazano zakupione rzeczy, które - zgodnie z opisem projektu - mogłyby być użytkowane dłużej niż okres realizacji projektu, asesorzy uwzględnią je w kalkulacji wartości komponentu inwestycyjno-infrastrukturalnego.


Kwalifikowalność instytucji

1. Czy instytucja nastawiona na osiąganie zysku może być Beneficjentem Programu?

Nie, beneficjentami Programu nie mogą być instytucje o charakterze komercyjnym.


Kwalifikowalność działań/kosztów

1. Jakie działania mogą być finansowane (kwalifikowane) w ramach 2 naboru?

Drugi nabór wniosków poświęcony jest celowi tematycznemu „Dziedzictwo” oraz dwóm priorytetom związanym z:

- promocją kultury lokalnej i historii,

- promocją i zachowaniem dziedzictwa naturalnego.

Program będzie wspierał wspólne działania i wydarzenia nakierowane na promocję, rozwój i zachowanie dziedzictwa kulturowego i przyrodniczego, takie jak:

- wydarzenia kulturalne i sportowe,

- festiwale;

- seminaria i konferencje;

- tworzenie/rozwijanie transgranicznych strategii, planów, koncepcji współpracy transgranicznej po roku 2020;

- budowanie potencjału instytucji (wspólne szkolenia, wymiana najlepszych praktyk, tworzenie sieci współpracy, koordynacja polityk, tworzenie ram regulacyjnych);

- wzmocnienie potencjału ludzkiego (wspólne szkolenia, wizyty studyjne, kursy kulturowe i językowe, wymiana idei i poglądów, wymiana młodzieży).

Szczegóły znajdą Państwo w Podręczniku Programu w rozdziale 2.3.

2. Czy można sfinansować wydarzenie cykliczne?

Co do zasady, Program nie finansuje wydarzeń cyklicznych. Natomiast jest możliwość zawarcia w projekcie wydarzenia, które zostanie zainicjowane w ramach projektu (odbędzie się po raz pierwszy) i będzie powtarzane co roku. W ramach projektu można również wprowadzić nowe, innowacyjne elementy do już regularnie organizowanych wydarzeń. Takie projekty mogą być uznane za kwalifikowane, o ile ich nowa część będzie znacząca. Proszę jednak pamiętać, że działania nawiązujące do wydarzeń cyklicznych muszą zostać dokładnie opisane we Wniosku Aplikacyjnym.

3. W jakich wartościach – netto czy brutto -  należy przedstawić koszty w budżecie? Co to znaczy, że VAT jest kwalifikowalny, albo niekwalifikowalny?

Polscy Beneficjenci mogą planować budżet w wartościach netto lub brutto w zależności od możliwości odzyskania podatku VAT.
Jeżeli polscy Beneficjenci nie mają prawnej możliwości (na podstawie konkretnego przepisu prawa krajowego) odzyskania poniesionego podatku VAT, taki podatek jest kwalifikowalny w projekcie i kwoty w budżecie przedstawiane są w wartościach brutto.
Jeżeli Beneficjenci mają możliwość odzyskania podatku VAT (dla przypomnienia: chodzi o samą możliwość, nie zaś plany co do jego odzyskania), w budżecie wykazują kwoty netto.
Beneficjenci z Białorusi i Ukrainy w związku z koniecznością rejestracji projektu w swoim kraju, co do zasady są zwolnieni z podatku VAT, dlatego przedstawiają w budżecie kwoty netto.


Partnerstwo

1. Czy obecność partnera polskiego w projekcie jest konieczna? Czy jeden partner po stronie polskiej wystarczy?

Obecność partnera z Polski jest obowiązkowa. Jeden partner ze strony polskiej wystarczy. Są trzy możliwe składy partnerstwa ramach Programu: polsko-ukraińskie lub polsko-białoruskie lub polsko-ukraińsko-białoruskie.


Planowanie projektu

1. Na kiedy można zaplanować rozpoczęcie projektu?

Program nie narzuca ram trwania projektu. Projekt może się rozpocząć nie wcześniej, niż po podpisaniu umowy grantowej. Wszystkie działania w projekcie powinny zostać zakończone do 31.12.2022, a projekt nie może trwać dłużej niż 12 miesięcy.

2. Czy projekty mogą generować dochód? A jeśli nie, to co z zakupionym sprzętem, który po zakończeniu projektu nadal byłby wykorzystywany?

Projekty nie mogą być nastawione na generowanie zysku. Zgodnie z wymogiem trwałości, każdy projekt zawierający element infrastrukturalny lub inwestycyjny będzie zobowiązany zwrócić dofinansowanie UE, jeśli w ciągu pięciu lat od zakończenia projektu lub w czasie określonym w przepisach dotyczących pomocy publicznej (jeśli dotyczy) zmianie ulegną cele, charakter projektu lub warunki wdrażania, które miałyby wpływ na jego pierwotne cele. Kwoty nienależnie wypłacone na rzecz projektu będą odzyskane przez Instytucję Zarządzającą proporcjonalnie do okresu, w jakim wymaganie nie zostało spełnione.

3. Kiedy należy osiągnąć wskaźnik rezultatu?

Wartości docelowe wskaźników rezultatu powinny zostać osiągnięte najpóźniej w okresie trwałości projektu, tj. w ciągu maksymalnie pięciu lat od jego zakończenia.

4. Co jeśli nie uda się osiągnąć planowanej wielkości wskaźnika?  Czy trzeba będzie zwrócić całość dofinansowania czy jego część?

Na etapie raportu końcowego Beneficjent przedkłada wyjaśnienia dotyczące rozbieżności w wartościach wskaźników planowanych do osiągnięcia i faktycznie osiągniętych. Decyzja będzie podejmowana po przeanalizowaniu powodów nieosiągnięcia wskaźnika, wpływu tego wskaźnika na osiągnięcie celów projektu oraz kosztów planowanych do poniesienia i faktycznie poniesionych na działania mające na celu osiągnięcie wskaźnika.

5. Kiedy możemy otrzymać zaliczkę na realizację naszego projektu?

O ile wybiorą Państwo zaliczkową opcję finansowania projektu, zaliczka w wysokości 85% grantu będzie Państwu wypłacona na początku jego realizacji na podstawie przesłanego do WST wniosku o płatność, umowy partnerskiej podpisanej przez wszystkich Beneficjentów projektu, po zarejestrowaniu projektu na Białorusi (jeśli jest to wymagane), a także po dostarczeniu niezbędnych oświadczeń (jeśli są wymagane).
Zaliczka zostanie Państwu wypłacona przez Instytucję Zarządzającą w terminie 30 dni od daty zatwierdzenia przez WST kompletu prawidłowych dokumentów.

6. Kiedy będziemy mogli podpisać umowę grantową i rozpocząć projekt?

Można przyjąć, że podpisanie umowy grantowej będzie możliwe pod koniec 2019 roku – zależy to również od zaangażowania Beneficjenta w proces kontraktacji.
Natomiast proszę pamiętać, że data podpisania umowy nie musi być tożsama z datą rozpoczęcia realizacji projektu. Termin rozpoczęcia działań projektowych określa umowa grantowa. Projekty, w których uczestniczy partner białoruski, muszą najpierw zostać zarejestrowane w Białorusi, a dopiero potem mogą być realizowane. Beneficjent może również wskazać konkretną datę rozpoczęcia projektu – przykładowo umowa może być podpisana w styczniu 2020, a realizowana od kwietnia 2020.

7. Czy podmiot spoza obszaru wsparcia może wydatkować środki na cele inwestycyjne i infrastrukturalne?

Wydatki poza obszarem nie mogą mieć charakteru inwestycyjnego i infrastrukturalnego activities outside the Programme area cannot be of investment and/or infrastructure character. Jednak nie oznacza to, że podmiot spoza obszaru nie może ponieść takich wydatków – możliwe będzie ich uznanie za kwalifikowalne, pod warunkiem że będą poniesione wyłącznie na obszarze Programu i da się to zweryfikować.


Wsparcie dla wnioskodawców

1. Kiedy odbędą się szkolenia i konsultacje dla wnioskodawców 2 naboru?

Seria szkoleń dla Wnioskodawców w ramach drugiego naboru wniosków zostanie przeprowadzona w trzech krajach Programu od 11 do 28 września. Wszelkie informacje dotyczące szkoleń (terminy, miasta oraz formularze rejestracyjne) znajdują się na stronie internetowej tu. Na początku października zostaną zorganizowane indywidualne konsultacje dla wszystkich instytucji zainteresowanych złożeniem wniosków w ramach PWT PL-BY-UA 2014-2020. Rejestracja na konsultacje rozpocznie się 10 września.

 

Czy ta strona była przydatna?

Bardzo przydatna
Bardzo przydatna
Może przydatna
Może przydatna
Nieprzydatna
Nieprzydatna