Cross-border Cooperation Program Poland-Belarus-Ukraine 2014–2020 Logo - back to the main page of the website
    • english
    • polish
    • by
    • ua
    • czcionka

    • A
    • A
    • A
lessons virtual tours

Realizacja

1. Zagrożenie epidemią - wsparcie dla Beneficjentów projektów

2. Czy powinniśmy podpisać aneks do umowy grantowej, jeśli zmienimy założenia dotyczące metodologii obliczania kosztów personelu (np. rodzaj umowy) lub kosztów podróży (np. ich ilości)?

Nie. Na etapie zawierania umowy każdy beneficjent był zobowiązany do przedstawienia właściwych metodologii płatności ryczałtowych. Tak obliczone wartości stały się maksymalnymi limitami i stałymi wartościami dla kosztów personelu i podróży. Kwoty te zostaną uznane za kwalifikowalne i wypłacone Beneficjentowi, jeśli raport końcowy zostanie przedłożony w odpowiednim czasie (nie później niż 3 miesiące po zakończeniu projektu). Nie ma potrzeby aktualizowania informacji o np. rodzaj umowy, czas jej trwania, długość podróży i liczby wyjazdów.

3. Czy mogę korzystać z kursu wymiany obowiązującego dla konkretnego zamówienia podczas przygotowywania raportu finansowego?

Nie. Wszelkich przeliczeń rzeczywistych kosztów poniesionych w walutach krajowych na euro należy dokonywać według kursu opublikowanego na InforEuro uwzględniając miesiąc, w którym dokonano płatności (§ 16 Umowy Grantowej). 

4. Czy istnieje szablon raportu kwartalnego dotyczącego kwestii promocyjnych i komunikacyjnych?

Nie. Każdy beneficjent jest zobowiązany przesyłać do WST zdjęcia i pisemne informacje o postępach Projektu (§ 20 Umowy Grantowej) w formie odpowiedniej dla Beneficjenta. Informacje powinny być wysyłane kwartalnie, począwszy od daty rozpoczęcia realizacji projektu, do zespołu informacyjno-promocyjnego na adres e-mail agnieszka.cwikla@pbu2020.eu i monika.kozlowska@pbu2020.eu.  Ładne zdjęcia są zawsze mile widziane. Jeśli jednak Beneficjent posiada jakieś interesujące informacje na temat projektu, wydarzenia, spotkania, to prosimy o informowanie WST z odpowiednim wyprzedzeniem.

5. Alternatywne składanie wniosków o aprobatę audytora (PL)

6. Czy w obecnej sytuacji związanej z COVID-19 mikroprojekty będą wydłużane automatycznie ponad określony w umowie okres realizacji?

Nie, ewentualne wydłużenie okresu realizacji mikroprojektu nie nastąpi automatycznie, ale na pisemną prośbę Beneficjenta i w formie addendum (rozdział 10.1.3 Podręcznika Programu dla 2 naboru wniosków). Jednocześnie namawiamy Beneficjentów do rewizji działań projektowych. Podpowiedzi znajdą Państwo w suplemencie do Podręcznika. Może w Państwa przypadku najlepszym rozwiązaniem byłoby późniejsze rozpoczęcie realizacji projektu, a nie jego wydłużenie. To również wymagałoby podpisania addendum. Jednocześnie przypominamy, że wszystkie działania projektowe finansowane w ramach Programu powinny zakończyć się najpóźniej 31 grudnia 2022 r.

7. Czy audytor musi parafować się na krótkim raporcie opisowym tj. brief report?

Nie, audytor weryfikuje raport końcowy projektu. Nie akceptuje raportu brief i nie składa tam swojej parafy.

8. Czy jako Beneficjent Wiodący projektu muszę informować WST o przekazanej zaliczce Partnerom w projekcie?

Tak, proszę pamiętać, że zgodnie z zapisami rozdziału 9.1 Podręcznika Procedur, Beneficjent Wiodący jest zobowiązany poinformować WST o każdej płatności przesłanej do Beneficjentów w ciągu 7 dni od tej płatności.

9. Chcielibyśmy odroczyć wdrożenie naszego mikroprojektu. Nie rozpoczęliśmy jeszcze żadnych działań, ale otrzymaliśmy już zaliczkę. Czy mamy ją zwrócić to Instytucji Zarządzającej?

 Nie, nie jest to konieczne. Umowa Grantowa wchodzi w życie z dniem podpisania przez ostatnią ze stron. Realizacja projektu rozpoczyna się w terminie wskazanym w § 4 ust. 2.

10. Jeżeli odroczymy wdrożenie naszego mikroprojektu i wskażemy nową datę rozpoczęcia w § 4 ust. 2 Umowy Grantowej, czy możemy wykazać w sprawozdaniu finansowym - jako kwalifikowalne - koszty opłat bankowych poniesionych w okresie poprzedzającym nową datę rozpoczęcia projektu? Mamy w budżecie koszty projektu związane z opłatami za konta bankowe.

Zgodnie z Podręcznikiem Programu dla drugiego naboru wniosków, część 6.2.1., koszty kwalifikowalne muszą być poniesione w okresie realizacji projektu. Tak więc, jeśli zmienicie datę rozpoczęcia realizacji projektu, koszty opłat bankowych poniesionych przed nowym terminem określonym w § 4 ust. 2 Umowy Grantowej nie będą uznawane za kwalifikowalne. 

11. Czy podział kosztów w wysokości 90% finansowania z UE / 10% wkładu własnego jest obowiązkowy w przypadku płatności każdej faktury?

Nie, nie ma takiego obowiązku, chociaż większość beneficjentów preferuje taki podział kosztów dla celów księgowych. Niemniej jednak niektóre faktury można płacić tylko ze środków UE, niektóre - tylko z wkładu własnego, inne - z dwóch źródeł. Ostateczne kwoty zostaną rozliczone w raporcie finansowym - wówczas ten podział (określony w Umowie Grantowej) będzie przestrzegany. W punkcie 8.2.2 Podręcznika Programu dla drugiego naboru wniosków znajdują się obowiązkowe elementy opisu faktury - wśród dziewięciu wymagań znajduje się informacja o „Kwocie całkowitych wydatków kwalifikowalnych w walucie krajowej” bez konieczności opisywania podziału źródeł.

12. Czy Program przewiduje dodatkowe uproszczenia w zakresie zamówień publicznych i sytuacji związanych z COVID-19?

Tak, odpowiednie informacje w tym zakresie są regularnie publikowane na stronie internetowej Programu w dziale AKTUALNOŚCI.

13. Zgodnie z § 4 pkt 2 Umowy Grantowej realizacja naszego mikroprojektu powinna rozpocząć się „pierwszego dnia miesiąca następującego po dniu, w którym IZ wypłaci pierwszą transzę płatności zaliczkowych”. Ze względu na obecną sytuację epidemiczną nie jesteśmy w stanie realizować miękkich działań, takich jak festiwal i warsztaty. Chcielibyśmy przesunąć datę rozpoczęcia naszego projektu na marzec 2021 r. Czy musimy podpisać aneks?

Nie, Umowa Grantowa obowiązuje, a realizacja projektu rozpoczyna się po dokonaniu płatności zaliczkowej, co jest bezpośrednio wskazane. Dopóki nie prześlecie prośby o płatność i nie otrzymacie pieniędzy na konto bankowe, nie rozpoczynacie projektu. Odpowiedzialność za rozpoczęcie projektu spoczywa na Beneficjencie. Należy jednak pamiętać, że wszystkie działania projektowe finansowane w ramach Programu muszą zakończyć się najpóźniej 31 grudnia 2022 r.

14. Przygotowujemy nasz raport skrócony (Brief Report). Gdzie mogę znaleźć wytyczne dotyczące wypełniania dokumentu?

Instrukcja wypełniania raportów znajduje się na stronie internetowej Programu w materiałach ze szkoleń poświęconych ich realizacji:https://www.pbu2020.eu/pl/pages/400

15. Nasza polska organizacja nie ma szczegółowych regulacji wewnętrznych dotyczących podprogowych zamówień publicznych. Czy musimy przygotować taki dokument?

Dotacje UE to pieniądze publiczne, dlatego też każdy beneficjent powinien wydawać je w jak najbardziej przejrzysty sposób. Dobrą praktyką jest posiadanie regulacji wewnętrznych, które w jasny sposób (również do celów audytu) wyjaśniają podstawowe zasady i etapy udzielania zamówień nawet w odniesieniu do zamówień o niskiej wartości. Niemniej jednak, w sytuacji, gdy brak jest ustalonych wewnętrznych zasad, beneficjent jest zobowiązany do przestrzegania ogólnych zasad udzielania zamówień opisanych w Podręczniku Programu, rozdział 6.5.1 Podstawowe zasady. Przygotowanie i udzielenie zamówienia w ramach projektu powinno odbywać się w sposób gwarantujący zgodność z zasadą przejrzystości, uczciwej konkurencji i równego traktowania (potencjalnego) wykonawcy, a także brak konfliktu interesów. Ponadto wymagane jest przestrzeganie zasady należytego zarządzania finansami.
Należy pamiętać, że beneficjent musi za każdym razem być w stanie udowodnić, że zamówienie zostało przeprowadzone i udzielone zgodnie z wyżej wymienionymi zasadami. Audytor zbada każdą wybraną ofertę pod kątem tych zasad i poprosi beneficjenta o wyjaśnienia/potwierdzenia. Jeżeli wyjaśnienia nie będą zadowalające, wydatki mogą zostać uznane za niekwalifikowalne.
Dlatego też, Instytucje Programowe zdecydowanie zalecają gromadzenie i przechowywanie do celów kontroli dowodów potwierdzających, że przeprowadzenie postępowania i udzielenie zamówienia odbyło się zgodnie z ogólnymi zasadami, takich jak np.: wiadomości e-mail z prośbą o oferty, notatki wewnętrzne, notatki dotyczące wyboru wykonawcy itp.
Należy również podkreślić, że - w przypadku zamówień o wartości około 50 tysięcy złotych- beneficjent musi być w stanie udowodnić, że przeprowadził szacowanie wartości zamówienia.

16. Musieliśmy zamienić nasze warsztaty na wydarzenia online. Czy możemy obliczać uczestników wydarzeń internetowych tak jak w przypadku zwykłych warsztatów?

Tak, jeśli chodzi o wskaźniki produktu, można liczyć uczestników warsztatów, szkoleń, konferencji lub seminariów internetowych jako uczestników wydarzeń bezpośrednich. Niemniej jednak, w razie jakichkolwiek wątpliwości, zalecamy kontakt z opiekunem projektu (Project Manager).

17. Czy w przypadku podpisania przez Beneficjenta Wiodącego aneksu (Addendum) do Umowy Grantowej beneficjenci są zobowiązani do podpisania nowej Umowy Partnerskiej?

Formalnie rzecz biorąc, rozsądne byłoby podpisanie aneksu również do Umowy Partnerskiej. W każdym razie, Beneficjent Wiodący powinien upewnić się, że partnerzy/inni beneficjenci projektu posiadają dokument (korespondencję, notatkę) potwierdzający, że zaakceptowali zmiany w umowie i są ich świadomi.

18. Właśnie podpisałem aneks do Umowy Grantowej i wydłużyłem okres realizacji mojego mikroprojektu o 10 miesięcy. Czy muszę wysłać kolejny raport skrócony (Brief Report) do WST?

Mimo iż wcześniej zakładano tylko jeden raport skrócony (Brief Report) opisujący połowę realizacji projektu, rzeczywistość zmusiła nas nie tylko do wydłużenia realizacji wielu mikroprojektów, ale także do aktualizacji danych. Do celów monitorowania wymagane będą dodatkowe informacje i raport skrócony przygotowany w następujący sposób:

  • osoby, które przesłały nam już raport skrócony (Brief Report) i wydłużyły okres realizacji mikroprojektu o ponad 6 miesięcy, proszone są o przesłanie WST nowego raportu za nową połowę czasu trwania projektu;
  • osoby, które przesłały nam już raport skrócony (Brief Report) i wydłużyły okres realizacji mikroprojektu o mniej niż 6 miesięcy, proszone są o przesłanie nam krótkiej informacji o zmianach, które zaszły od czasu złożenia raportu;
  • osoby, które nie przesłały nam jeszcze raportu skróconego (Brief Report) i wydłużyły okres realizacji projektu, proszone są o przesłanie WST raportu dla nowej połowy okresu realizacji projektu.

19. Spotkałem/-am się z interpretacją mówiącą, że faktura za czynności audytowe może zostać zapłacona po zakończeniu okresu realizacji projektu. Czy możecie potwierdzić ten wyjątek?

Tak, prawdą jest, że istnieje możliwość zapłaty za audyt raportu końcowego projektu po zakończeniu okresu realizacji mikroprojektu. Wówczas Beneficjent powinien wykazać ten wydatek w raporcie końcowym wraz z przewidywanym terminem płatności. Termin ten nie może być jednak dłuższy niż 3 miesiące od daty złożenia przez Beneficjenta raportu końcowego do WST. W wykazie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków, Beneficjent powinien opisać ten wydatek umieszczając w polu "Uwagi” adnotację: "Wydatek niezapłacony - przewidywany termin płatności ............".

Korzystając z tej opcji, Beneficjent musi dostarczyć do WST potwierdzenie dokonania przelewu za czynności audytowe w terminie 14 dni od daty dokonania faktycznej płatności lub na żądanie WST w terminie wcześniejszym (na przełomie roku obrachunkowego Programu). Potwierdzenie takie zostanie następnie przesłane do Instytucji Zarządzającej.

20. Czy jesteśmy zobowiązani do umieszczania flagi UE i logo Programu na każdej fakturze związanej z naszym projektem?

Obowiązkowe elementy, jakie muszą być umieszczone na fakturze wymienione są w pkt. 8.2.2 Podręcznika Programu dla II (i III) naboru wniosków. Faktury nie są traktowane jako materiały czy też działania promocyjne. Wytyczne dotyczące wizualizacji działań promocyjnych są dostępne tutaj: https://www.pbu2020.eu/pl/pages/355.

Czy ta strona była przydatna?

Bardzo przydatna
Bardzo przydatna
Może przydatna
Może przydatna
Nieprzydatna
Nieprzydatna