Cross-border Cooperation Program Poland-Belarus-Ukraine 2014–2020 Logo - back to the main page of the website
    • english
    • polish
    • by
    • ua
    • czcionka

    • A
    • A
    • A
lessons virtual tours

Aplikowanie

Wniosek aplikacyjny

1. Na jakim etapie należy załączyć do wniosku pozwolenie na budowę, dokumenty środowiskowe i inne zezwolenia?

Na etapie aplikowania o dofinansowanie, Beneficjent składa oświadczenie dotyczące wymaganych pozwoleń i dokumentów (w punkcie 3.5 Wniosku aplikacyjnego). Dokumenty te weryfikowane będą przez audytora dopiero przy rozliczeniu końcowym, jednak WST rekomenduje posiadanie kompletu wymaganych dokumentów najpóźniej w momencie wypłaty zaliczki.

2. Czy w 3 naborze wniosków istnieje ograniczenie co do liczby składanych wniosków przez jedną instytucję?

W 3 naborze wniosków Beneficjenci Wiodący mogą składać nie więcej niż 3 wnioski. Ponadto, WKM może podjąć decyzję w sprawie ograniczenia liczby przyznanych dotacji dla jednego Beneficjenta Wiodącego.
Nie ma natomiast ograniczenia liczby wniosków, w których ta sama instytucja występuje jako partner (Beneficjent).

3. Czy Beneficjent Wiodący może być Beneficjentem w innym projekcie?

W 3 naborze wniosków Beneficjenci Wiodący mogą składać nie więcej niż 3 wnioski. Ponadto, WKM może podjąć decyzję w sprawie ograniczenia liczby przyznanych dotacji dla jednego Beneficjenta Wiodącego.
Nie ma natomiast ograniczenia liczby wniosków, w których ta sama instytucja występuje jako partner (Beneficjent).

4. Czy do wniosku aplikacyjnego należy załączyć umowę partnerską?

Beneficjent Wiodący może być równolegle partnerem w innym projekcie. Instytucje mogą składać więcej niż jeden projekt (maksymalnie 3 wnioski na jednego Beneficjenta Wiodącego) i brać udział w więcej niż jednym projekcie.
WKM może podjąć decyzję w sprawie ograniczenia liczby przyznanych dotacji dla jednego Beneficjenta Wiodącego.

5. Czy Wniosek Aplikacyjny musi być wypełniony w języku angielskim?

Oficjalnym językiem Programu jest język angielski, dlatego Wniosek Aplikacyjny należy sporządzić w tym języku. Wnioski Aplikacyjne wypełnione w języku innym niż angielski zostaną odrzucone i nie będą podlegały ocenie.

6. Co należy rozumieć przez komponent infrastrukturalny i inwestycyjny?

Komponent infrastrukturalny i inwestycyjny to część wydatków projektowych przeznaczonych na prace budowlane/remontowe oraz zakupy sprzętów i wyposażenia, których okres eksploatacji będzie dłuższy niż czas trwania projektu. Materiały eksploatacyjne (jak np. artykuły spożywcze czy materiały, które będą zużyte podczas wydarzeń projektowych) nie będą traktowane jako zakupy inwestycyjne. Mikroprojekty z zasady wspierają działania miękkie, jednak w ramach naboru dopuszczono możliwość zakupu sprzętów, mebli, a także wykonania niewielkich robót budowlanych służących powstaniu niezbędnej infrastruktury. Komponent infrastrukturalny i inwestycyjny wynosi maksymalnie 20% grantu, co oznacza, że przy dofinansowaniu na poziomie 60.000 EUR wyniesie on jedynie 12.000 EUR na cały projekt na wszystkich jego Beneficjentów.

7. Jaki kurs należy zastosować przy sporządzaniu budżetu projektu?

Przy tworzeniu budżetu projektu proponujemy użycie miesięcznego kursu KE z listopada 2019 (InforEuro rate).

8. Czy istnieje przykładowa metodologia do wyliczenia kosztów osobowych i kosztów podróży?

Program nie narzuca wzorca wyliczania kosztów osobowych i koszów podróży w przeciwieństwie do kosztów administracyjnych. Metodologia nie musi być bardzo rozbudowana, ale musi umożliwiać weryfikację zasadności i wysokości wnioskowanych kwot.
Wskazane jest, aby w uzasadnieniu kosztów osobowych podać liczbę osób pracujących na rzecz projektu, ich stanowiska, liczbę miesięcy, wymiar etatu czy formę zatrudnienia oraz stawkę wynagrodzenia. Wymagane jest, aby powyższe dane miały odzwierciedlenie w przepisach prawa krajowego i regulaminach dotyczących wynagradzania obowiązujących w danej instytucji.
Przy sporządzaniu metodologii dla kosztów podróży personelu projektowego należy wziąć pod uwagę liczbę podróży krajowych i zagranicznych, liczbę osób biorących w nich udział, długość trwania delegacji, wysokość przysługujących diet, jednostkowych kosztów noclegów, biletów, itp. Wszystkie koszty powinny być ponoszone zgodnie z przepisami prawa krajowego i regulacjami wewnętrznymi instytucji, dotyczącymi delegacji służbowych.

9. Na jakiej podstawie należy oszacować wartość wskaźnika rezultatu?

Program nie narzuca wyboru źródła weryfikacji wskaźnika. Można oprzeć się np. na danych statystycznych urzędów, izb turystyki, baz noclegowych, innych dokumentach potwierdzających liczbę odwiedzających. Należy posiadać odpowiednią dokumentację w tym zakresie.

10. Czy w metodologii kosztów osobowych możemy uwzględnić pracę osób sporządzających raport końcowy?

Tak – w związku z tym, że Beneficjenci mają maksymalnie 3 miesiące od zakończenia projektu na sporządzenie raportu końcowego, maksymalnie 3-miesięczne koszty wynagrodzeń osób bezpośrednio odpowiedzialnych za jego przygotowanie i sporządzenie można uznać za koszty kwalifikowalne. W metodologii prosimy o uzasadnienie ujęcia kosztów osoby bezpośrednio zajmującej się rozliczeniem raportu.

11. Jak szczegółowo należy wypełnić plan informacji i komunikacji we wniosku aplikacyjnym?

Należy podać narzędzia komunikacji pozwalające na realizację przyjętych celów komunikacyjnych takich jak informowanie o projekcie, pokazywanie jego rezultatów oraz jego finansowania ze środków UE. Przykładowymi działaniami promocyjnymi będą wydanie publikacji, zorganizowanie wydarzeń, współpraca z mediami, wyprodukowanie materiałów promocyjnych (np. ścianki, roll-upy itp.). Rekomendujemy podawanie działań w połączeniu z krótkim opisem celu komunikacyjnego, zrealizowaniu którego działanie ma służyć. Ustalenie grupy docelowej to nic innego jak określenie do kogo adresowane będą nasze działania promocyjne. Do jednego działania może być określonych kilka grup docelowych np. młodzież w wieku licealnym, mieszkańcy miejscowości, w której realizowany jest projekt itp. Starajmy się unikać bardzo ogólnych sformułowań typu ogół społeczeństwa. W kolejnym kroku określamy narzędzia, mogą to być np. ulotki, broszury, strona internetowa , zakładka na stronie, konferencja, wydarzenie plenerowe, informacja w mediach społecznościowych itp. Wskaźniki, czyli kolejne pole do wypełnienia musi pokazać nam jak będzie mierzona skuteczność działań promocyjnych. Powinny one odzwierciedlać rezultaty działań w grupie docelowej np.: liczba osób, które otrzymały ulotkę, broszurę; liczba wejść na stronę/zakładkę; liczba uczestników spotkań, wydarzeń; liczba komentarzy, polubień i podzieleń się treścią w mediach społecznościowych. Pamiętajmy o kwalifikowalności kosztów i ujęciu kosztów w budżecie projektu.

12. Co się stanie, jeśli w punkcie 3.4 budżetu omyłkowo umieścimy zakupy, które mogłyby być uznane za inwestycje?

Jeśli podczas oceny wniosku okaże się, że w linii 3.4 wykazano zakupione rzeczy, które - zgodnie z opisem projektu - mogłyby być użytkowane dłużej niż okres realizacji projektu, asesorzy uwzględnią je w kalkulacji wartości komponentu inwestycyjno-infrastrukturalnego.

Kwalifikowalność instytucji

1. Czy Beneficjentem może być instytucja spoza obszaru wsparcia?

Instytucja spoza obszaru Programu, żeby być kwalifikowalną w Programie musi spełnić trzy warunki:
a) musi być ustanowiona w Polsce, Białorusi lub Ukrainie
b) jej uczestnictwo musi być uzasadnione rodzajem lub charakterem projektu i konieczne w celu jego skutecznego wdrożenia;
c) całkowita kwota przydzielana w ramach projektu na instytucję nie może przekroczyć 20% wartości budżetu projektu.

2. Czy jest możliwość wniesienia wkładu rzeczowego jako wkładu własnego?

Wkład własny (min. 10%) w projekcie w Programie Współpracy Transgranicznej Polska-Białoruś-Ukraina musi być wkładem finansowym. Zgodnie z punktem 6.4. Podręcznika Programu dla trzeciego naboru wniosków, wkład rzeczowy nie jest kosztem kwalifikowalnym i nie może być traktowany jako minimum 10% współfinansowania projektu wnoszonego przez Beneficjenta Wiodącego/Beneficjenta.


Kwalifikowalność działań/kosztów

1. W jakich wartościach – netto czy brutto - należy przedstawić koszty w budżecie? Co to znaczy, że VAT jest kwalifikowalny, albo niekwalifikowalny?

Polscy Beneficjenci mogą planować budżet w wartościach netto lub brutto w zależności od możliwości odzyskania podatku VAT.
Jeżeli polscy Beneficjenci nie mają prawnej możliwości (na podstawie konkretnego przepisu prawa krajowego) odzyskania poniesionego podatku VAT, taki podatek jest kwalifikowalny w projekcie i kwoty w budżecie przedstawiane są w wartościach brutto.
Jeżeli Beneficjenci mają możliwość odzyskania podatku VAT (dla przypomnienia: chodzi o samą możliwość, nie zaś plany co do jego odzyskania), w budżecie wykazują kwoty netto.
Beneficjenci z Białorusi i Ukrainy w związku z koniecznością rejestracji projektu w swoim kraju, co do zasady są zwolnieni z podatku VAT, dlatego przedstawiają w budżecie kwoty netto.


Partnerstwo

1. Czy obecność partnera polskiego w projekcie jest konieczna? Czy jeden partner po stronie polskiej wystarczy?

Obecność partnera z Polski jest obowiązkowa. Jeden partner ze strony polskiej wystarczy. Są trzy możliwe składy partnerstwa ramach Programu: polsko-ukraińskie lub polsko-białoruskie lub polsko-ukraińsko-białoruskie.


Planowanie projektu

1. Czy projekty mogą generować dochód? A jeśli nie, to co z zakupionym sprzętem, który po zakończeniu projektu nadal byłby wykorzystywany?

Projekty nie mogą być nastawione na generowanie zysku. Zgodnie z wymogiem trwałości, każdy projekt zawierający element infrastrukturalny lub inwestycyjny będzie zobowiązany zwrócić dofinansowanie UE, jeśli w ciągu pięciu lat od zakończenia projektu lub w czasie określonym w przepisach dotyczących pomocy publicznej (jeśli dotyczy) zmianie ulegną cele, charakter projektu lub warunki wdrażania, które miałyby wpływ na jego pierwotne cele. Kwoty nienależnie wypłacone na rzecz projektu będą odzyskane przez Instytucję Zarządzającą proporcjonalnie do okresu, w jakim wymaganie nie zostało spełnione.

2. Kiedy należy osiągnąć wskaźnik rezultatu?

Wartości docelowe wskaźników rezultatu powinny zostać osiągnięte najpóźniej w okresie trwałości projektu, tj. w ciągu maksymalnie pięciu lat od jego zakończenia.

3. Co jeśli nie uda się osiągnąć planowanej wielkości wskaźnika? Czy trzeba będzie zwrócić całość dofinansowania czy jego część?

Na etapie raportu końcowego Beneficjent przedkłada wyjaśnienia dotyczące rozbieżności w wartościach wskaźników planowanych do osiągnięcia i faktycznie osiągniętych. Decyzja będzie podejmowana po przeanalizowaniu powodów nieosiągnięcia wskaźnika, wpływu tego wskaźnika na osiągnięcie celów projektu oraz kosztów planowanych do poniesienia i faktycznie poniesionych na działania mające na celu osiągnięcie wskaźnika.

4. Czy podmiot spoza obszaru wsparcia może wydatkować środki na cele inwestycyjne i infrastrukturalne?

Wydatki poza obszarem nie mogą mieć charakteru inwestycyjnego i infrastrukturalnego "activities outside the Programme area cannot be of investment and/or infrastructure character". Jednak nie oznacza to, że podmiot spoza obszaru nie może ponieść takich wydatków – możliwe będzie ich uznanie za kwalifikowalne, pod warunkiem że będą poniesione wyłącznie na obszarze Programu i da się to zweryfikować.

Czy ta strona była przydatna?

Bardzo przydatna
Bardzo przydatna
Może przydatna
Może przydatna
Nieprzydatna
Nieprzydatna