Спільний Технічний Секретаріат (СТС)

Орган управління створить СТС для практичної реалізації Програми. СТС допомагатиме ОУ, СМК та, за необхідності, також АО у виконанні їхніх відповідних функцій.  Зокрема, СТС інформуватиме потенційних бенефіціарів про можливості фінансування, що пропонуються Програмою та допомагатиме бенефіціарам у реалізації їхніх проектів. 

СТС знаходитиметься у Варшаві в державному Центрі європейських проектів (ЦЄП). Відповідні домовленості між ОУ та СТС будуть офіційно задокументовані.

СТС буде розміщений у відповідному підрозділі ЦЄП, що буде функціонально незалежним від інших підрозділів, які будуть залучені як ККП у Польщі.

В СТС працюватимуть польські, білоруські та українські експерти. Внутрішня структура СТС повинна відповідати вимогам, визначеним в СУКП. Функції оперативного управління та фінансового управління повинні бути організовані розмежовано в рамках СТС.

Витрати на функціонування СТС виплачуються з бюджету ТД Програми. 

СТС нестиме відповідальність за виконання наступних завдань:

Сприяння в організації конкурсів проектних заявок:

• написання спільно з ОУ взірцевих документів для бенефіціарів Програми (рекомендацій, посібників, інструкцій до директивних документів);
• оголошення конкурсів проектних заявок;
• прийняття та реєстрація проектних заявок;
• проведення та координація оцінки проектних заявок на адміністративну відповідність, якість та прийнятність;
• найм незалежних зовнішніх експертів для оцінки заявок та організації експертної наради за необхідності;
• формування рейтингових списків проектних заявок;
• інформування всіх заявників про результати оцінки їхніх проектних заявок.

Надання сприяння роботі управлінських структур Програми и СМК:

• підготовка необхідних матеріалів, документів, експертних висновків та інших внесків для нарад управлінських структур Програми;
• підготовка запрошень, протоколів нарад та інших документів засідань;
• сприяння ОУ/СМК у виконанні письмових процедур у відповідності з ПП СМК.

Надання допомоги заявникам та бенефіціарам, зокрема:

• Надання повної інформації про принципи подання заявок на фінансування ЄС, прийнятність витрат, форми проектних заявок, порядок надання фінансування проекту, надання допомоги та підтримки на всіх етапах реалізації проекту;
• Організація необхідних навчань, форумів пошуку партнерів, практичних семінарів і т.д.

Інформування та комунікація про Програму, зокрема:

• друк та розповсюдження буклетів та інших інформаційних матеріалів, що забезпечують промоцію Програми;
• організація конференцій та семінарів для заявників та бенефіціарів;
• організація навчань та практичних семінарів для бенефіціарів;
• підтримка та оновлення сторінки Програми в Інтернеті;
• розповсюдження публікацій;
• співпраця із засобами масової інформації в рамках інформування про можливості фінансування, які пропонує Програма;
• підготовка річного плану інформаційної та комунікаційної діяльності Програми разом з орієнтовним бюджетом та подання цього плану в ОУ;
• забезпечення дотримання бенефіціарами вимог візуалізації Програми (використання логотипу Програми, прапора ЄС та інформації про фінансування, надане Європейським інструментом сусідства у публікаціях а також під час конференцій та інших заходів і т.д.).

Комунікація, інформування, допомога ОУ в управлінні проектами та моніторингу реалізації проектів, включаючи допомогу бенефіціарам, зокрема:

• співпраця з ОУ в процесі запровадження та використання комп’ютеризованої системи для цілей збору та обробки фінансових та статистичних даних Програми та проектів;
• підготовка аналітичних документів, списків та поточних звітів, а також річних та кінцевих звітів реалізації Програми та подання їх ОУ;
• підготовка, управління та моніторинг контрактів на надання послуг з представництвами (у співпраці з фінансовими та платіжними підрозділами ОУ);
• відстеження використання коштів з бюджету технічної допомоги (наприклад контракти СТС з надавачами послуг, використання коштів, перерозподіл коштів і т.д. );
• підготовка попередніх версій грантових контрактів спільно з платіжним підрозділом, подання їх в ОУ для підписання та пересилання їх від імені ОУ головним бенефіціарам з метою їх підписання та надалі, за необхідності, підготовка додатків до укладених контрактів;
• підтримка ГА, проведення офіційних та фінансових перевірок на основі відповідних контрольних списків проміжних та фінансових звітів, одержаних від бенефіціарів, а також скерування перевірених звітів до платіжного підрозділу ОУ;
• перевірка платіжних заявок та скерування їх до платіжного підрозділу;
• проведення перевірок проектів на місці відповідно до вимог ст. 26 РР та моніторингових візитів гідно з вимогами ст. 78 РР;
• перевірка змін, запропонованих головними бенефіціарами до їхніх проектів (як суттєвих, так і незначних);
• співпраця з організаціями, інституціями та мережами, необхідна для досягнення цілей Програми;
• інформування ОУ про виявлені порушення.

Ведення всієї документації, пов’язаної з проектом та впровадженням Програми, зокрема документів, що стосуються витрат та документів, потрібних для належного проведення наскрізної аудиторської перевірки.

Чи була ця сторінка корисною?

Дуже корисно

Може бути корисно

даремний