Instytucja Zarządzająca (IZ)

Rolę IZ pełni Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej Rzeczypospolitej Polskiej.

IZ odpowiada w szczególności za zarządzanie Programem zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami oraz za zapewnienie, że decyzje WKM pozostają w zgodzie z obowiązującymi przepisami i regulacjami.

Desygnacja

Prace przygotowawcze dotyczące Programu rozpoczęły się wiosną 2013 r. podczas pierwszego posiedzenia Wspólnego Komitetu Programującego (WKP). Wtedy to władze krajowe Rzeczpospolitej Polskiej, Białorusi oraz Ukrainy wspólnie zdecydowały o przygotowaniu i przekazaniu do Komisji Europejskiej (KE) programu współpracy transgranicznej w ramach Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa (EIS). Podczas tego samego posiedzenia zdecydowano też o powierzeniu Ministerstwu Rozwoju Rzeczpospolitej Polskiej (obecnie Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej) funkcji IZ w ramach Programu.

Po przekazaniu Wspólnego Programu Operacyjnego  (WPO) do KE, IZ pomyślnie przeszła procedurę desygnacji. Opierała się ona na opinii i raporcie przygotowanym przez niezależny organ audytowy (IA). Formalna decyzja dotycząca desygnacji została przekazana do KE tuż po przyjęciu przez nią Programu.

Struktura i zadania IZ

Funkcję IZ pełni Minister Funduszy i Polityki Regionalnej Rzeczypospolitej Polskiej.

Na potrzeby wdrażania Programu, IZ dzieli się na trzy niezależne pod względem funkcjonalnym jednostki: jednostka ds. operacyjnych, jednostka ds. finansowych i kontrolnych oraz jednostka ds. płatności. Jednostki te współpracują ze sobą w realizacji przypisanych im zadań.

Urzędnikiem zatwierdzającym jest Podsekretarz Stanu w Ministerstwie Funduszy i Polityki Regionalnej bądź upoważniony dyrektor lub wicedyrektor Departamentu Współpracy Terytorialnej. IZ w realizacji jej zadań wspiera Wspólny Sekretariat Techniczny (WST)

Jednostka ds. operacyjnych

Wydzielona jednostka Departamentu Współpracy Terytorialnej Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej pełni rolę jednostki ds. operacyjnych. Jej obowiązki obejmują:

• wspieranie działań WKM;
• przekazywanie WKM informacji potrzebnych do wykonywania wyznaczonych zadań, wliczając
  w to w szczególności dane dotyczące postępów w osiąganiu przez Program oczekiwanych rezultatów i celów (przy wsparciu WST);
• sporządzanie i przekazywanie do KE – po zatwierdzeniu przez WKM – rocznych i końcowych raportów operacyjnych;
• dzielenie się z WST, IA, IK oraz beneficjentami informacjami istotnymi z punktu widzenia wykonywania nałożonych na te podmioty zadań bądź z punktu widzenia wdrażania projektów;
• utworzenie i obsługiwanie systemu komputerowego pozwalającego na rejestrowanie i przechowywanie danych dotyczących każdego projektu koniecznych z punktu widzenia monitorowania, oceny, zarządzania finansami, kontroli i audytu, włączając w to dane dotyczące indywidualnych uczestników projektu, jeśli zasadne. System powinien w szczególności umożliwiać rejestrowanie i przechowywanie raportów technicznych i finansowych każdego projektu. System powinien dostarczać komplet niezbędnych danych na potrzeby sporządzania wniosków o płatność i sprawozdań rocznych, włączając dane na temat możliwych do odzyskania kwot, kwot odzyskanych oraz kwot obniżonych w następstwie anulowania całości bądź części wkładu w odniesieniu do projektu bądź Programu (we współpracy z jednostkami ds. finansowych i ds. płatności, WST, KPK i IA);
• przeprowadzanie, w stosownych przypadkach, oceny oddziaływania na środowisko na poziomie Programu (przy wsparciu WST);
• wdrażanie planów informacji i komunikacji zgodnie z art. 79 Rozporządzenia Wykonawczego Komisji (UE) NR 897/2014 (RW)  (z pomocą WST i oddziałów);
• wdrażanie planów monitorowania i oceny zgodnie z art. 78 RW (we współpracy z jednostkami ds. finansowych i ds. płatności);
• sporządzanie i uruchamianie naborów wniosków (z pomocą WST);
• zarządzanie procedurami wyboru projektów, powoływanie Komisji Wyboru Projektów (KWP), przekazywanie głównemu beneficjentowi dokumentów określających warunki wsparcia dla każdego projektu, wliczając w to plan finansowy i termin realizacji (z pomocą WST), a także przekazywanie rekomendacji KWP do WKM i KE (z pomocą WST);
• podpisywanie umów o dofinansowanie i serwisowych, następnie zaś, w razie konieczności, podpisywanie aneksów do zawartych umów (ze wsparciem WST);
• zarządzanie umowami i projektami budżetu Pomocy Technicznej (PT) IZ.

Jednostka/jednostki ds. finansów i kontroli

Wydzielona jednostka Departamentu Współpracy Terytorialnej Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej pełni rolę jednostki ds. finansów i kontroli. Obowiązki jednostki tej obejmują:

• kontrolowanie, czy usługi, dostawy lub roboty zostały wykonane, dostarczone lub zainstalowane, czy wydatki deklarowane przez beneficjentów zostały przez nich zapłacone oraz czy spełniają one mające zastosowanie przepisy prawa, zasady Programu oraz warunki wsparcia projektów zgodnie z wymogami art. 26 RW (we współpracy z WST i KPK);
• zapewnienie, aby beneficjenci uczestniczący we wdrażaniu projektu prowadzili odrębny system księgowy lub stosowali odpowiedni kod księgowy dla wszystkich transakcji związanych
  z projektem;
• zastosowanie skutecznych i proporcjonalnych środków przeciwdziałania nadużyciom finansowym, uwzględniając zidentyfikowane zagrożenia;
• ustanowienie procedur zapewniających przechowywanie wszystkich dokumentów dotyczących wydatków i audytów wymaganych do zapewnienia właściwej ścieżki audytu zgodnie z wymaganiami art. 30 RW;
• sporządzenie deklaracji zarządczej i sprawozdania rocznego, o których mowa w art. 68 RW;
• sporządzanie i przedkładanie Komisji wniosków o zaliczki zgodnie z art. 60 RW;
• sporządzanie rocznych/końcowych sprawozdań finansowych w części dotyczącej finansów;
• uwzględnianie, podczas sporządzania i składania wniosków o płatność, wyników wszystkich audytów przeprowadzonych przez IA lub na jej odpowiedzialność;
• utrzymywanie w formie elektronicznej zapisów księgowych dotyczących wydatków zadeklarowanych do Komisji oraz płatności dokonanych na rzecz beneficjentów;
• prowadzenie ewidencji kwot podlegających odzyskaniu i kwot zmniejszonych po anulowaniu całości lub części dofinansowania;
• nakładanie korekt finansowych i prowadzenie działań następczych dotyczących odzyskiwania środków.

Jednostka płatnicza

Urzędnikiem księgowym jest główny księgowy Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej.

Wydzielona jednostka Departamentu Budżetu Rozwoju Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej pełni rolę jednostki płatniczej. Jej obowiązki obejmują:

• utworzenie i prowadzenie dla Programu wydzielonego rachunku bankowego;
• prowadzenie rachunkowości Programu (system rachunkowości musi być systemem wydzielonym i w pełni odrębnym i służyć wyłącznie do księgowania operacji związanych z Programem, dzięki czemu możliwe będzie prowadzenie monitorowania i analiz dla każdego CT, priorytetu i projektu);
• otrzymywanie płatności przekazywanych przez KE;
• dokonywanie płatności na rzecz beneficjentów i wykonawców.

Czy ta strona była przydatna?

Bardzo przydatna

Może przydatna

Nieprzydatna