Cross-border Cooperation Program Poland-Belarus-Ukraine 2014–2020 Logo - back to the main page of the website
    • english
    • polish
    • by
    • ua
    • czcionka

    • A
    • A
    • A

Wspólny Sekretariat Techniczny (WST)

W celu realizacji praktycznej części wdrażania Programu IZ utworzyła WST. Jego pracownicy udzielają wsparcia IZ, WKM oraz, w stosownych przypadkach, IA w realizacji przypisanych im funkcji. Do głównych zadań WST  należy informowanie potencjalnych beneficjentów o możliwościach uzyskania finansowania w ramach Programu oraz udzielanie pomocy beneficjentom w trakcie realizacji projektów.

WST funkcjonuje w ramach państwowej jednostki budżetowej Centrum Projektów Europejskich (CPE) niezależnie od Wydziału Kontroli pełniącego funkcję polskiego Kontrolnego Punktu Kontaktowego (KPK).

WST zatrudnia ekspertów z Polski, Ukrainy i Białorusi. Funkcje zarządzania operacyjnego i zarządzania finansami realizowane są oddzielnie w ramach struktur wewnątrz WST.

Koszty funkcjonowania WST pokrywane są z budżetu Pomocy Technicznej (PT) Programu.

WST jest odpowiedzialny za realizację następujących zadań:

  1. Udzielanie wsparcia w organizacji naborów wniosków:
  • przygotowywanie, we współpracy z IZ, wzorów dokumentów dla beneficjentów w ramach Programu (wytycznych, podręczników, instrukcji do wiążących dokumentów);
  • ogłaszanie naborów wniosków;
  • otrzymywanie i rejestracja wniosków aplikacyjnych;
  • przeprowadzanie i koordynowanie oceny administracyjnej, kwalifikowalności oraz jakości wniosków aplikacyjnych;
  • zawieranie umów z niezależnymi ekspertami zewnętrznymi w celu przeprowadzania oceny wniosków oraz organizowanie, w razie konieczności, spotkań z udziałem ekspertów;
  • przygotowywanie listy rankingowej;
  • informowanie wnioskodawców o wynikach oceny złożonych przez nich wniosków.
  1. Udzielanie wsparcia strukturom zarządzającym Programem (WKM, IK, KPK, GA, itd.), włączając następujące działania:
  • przygotowywanie niezbędnych materiałów, dokumentów, opinii ekspertów oraz udzielanie innego wsparcia na potrzeby organizacji spotkań struktur zarządzających Programem;
  • sporządzanie zaproszeń, protokołów oraz innych dokumentów z odbytych posiedzeń;
  • udzielanie IZ/WKM wsparcia w zakresie realizacji procedur obiegowych zgodnie z Regulaminem WKM.
  1. Udzielanie wsparcia wnioskodawcom i beneficjentom, włączając następujące działania:
  • przekazywanie wszelkich informacji dotyczących zasad aplikowania o dofinansowanie z UE, kwalifikowalności wydatków, formularzy aplikacyjnych, procedur dofinansowania projektów, udzielania pomocy i wsparcia na każdym etapie wdrażania projektu;
  • organizowanie niezbędnych szkoleń, forów poszukiwania partnerów, warsztatów, itd.
  1. Działania w zakresie informacji i promocji Programu, w tym:
  • publikowanie i rozpowszechnianie ulotek i innych materiałów informacyjnych służących promocji Programu;
  • organizowanie konferencji i seminariów adresowanych do wnioskodawców i beneficjentów;
  • organizowanie szkoleń i warsztatów dla beneficjentów;
  • prowadzenie i aktualizowanie strony internetowej Programu;
  • rozpowszechnianie publikacji;
  • współpraca z mediami w zakresie informowania o możliwościach uzyskania pomocy w ramach Programu;
  • przygotowywanie rocznego planu informacji i komunikacji w ramach Programu wraz z szacunkowym budżetem, a także przekazywanie ww. planu do IZ;
  • zapewnienie, aby beneficjenci spełniali wymogi Programu w odniesieniu do promocji (korzystanie z loga Programu, flagi UE oraz podawanie informacji na temat współfinansowania w ramach EIS w przygotowywanych publikacjach oraz w trakcie konferencji i innego rodzaju spotkań, itd.).
  1. Działania komunikacyjne i informacyjne oraz udzielanie IZ pomocy w zakresie zarządzania projektami oraz monitorowania wdrażania projektów, włączając udzielanie beneficjentom wsparcia m. in. w zakresie:
  • współpraca z IZ w ramach procesu wdrażania i korzystania z elektronicznego systemu mającego na celu gromadzenie i przetwarzanie danych finansowych i statystycznych dotyczących Programu i projektów;
  • przygotowywanie analiz, wykazów i raportów bieżących, a także raportów rocznych i końcowego na temat realizacji Programu i przekazywanie ich do IZ;
  • przygotowywanie, zarządzanie i monitorowanie umów serwisowych z oddziałami (we współpracy z jednostkami IZ do spraw finansów i płatności);
  • monitorowanie budżetu PT (np. umów WST z usługodawcami, wykorzystania środków, relokacji, itd.);
  • we współpracy z jednostką płatniczą, przygotowywanie projektów umów o dofinansowanie, przekazywanie ich IZ do podpisu i wysyłanie ich w imieniu IZ do głównych beneficjentów w celu podpisania, a także, w razie potrzeby, przygotowywanie aneksów do zawartych umów;
  • udzielanie wsparcia GA, przeprowadzanie weryfikacji formalnej i finansowej na podstawie odpowiednich list kontrolnych raportów pośrednich i końcowych otrzymywanych od beneficjentów, a także przekazywanie zweryfikowanych raportów jednostce płatniczej IZ;
  • weryfikacja wniosków o płatność oraz przekazywanie ich jednostce płatniczej;
  • przeprowadzanie kontroli na miejscu zgodnie z wymogami art. 26 RW oraz wizyt monitorujących zgodnie z wymogami art. 78 RW;
  • weryfikacja proponowanych przez beneficjentów wiodących zmian w projektach (zarówno drobnych jak i znaczących);
  • współpraca z organizacjami, instytucjami i sieciami w zakresie istotnym z punktu widzenia realizacji celów Programu;
  • informowanie IZ o wykrytych nieprawidłowościach.

6. Przechowywanie wszystkich dokumentów dotyczących realizacji projektów i Programu, w szczególności dokumentów dotyczących wydatków i kontroli wymaganych do zapewnienia właściwej ścieżki audytu.

Czy ta strona była przydatna?

Bardzo przydatna
Bardzo przydatna
Może przydatna
Może przydatna
Nieprzydatna
Nieprzydatna