Wspólny Sekretariat Techniczny (WST)

W celu realizacji praktycznej części wdrażania Programu IZ utworzyła WST. Jego pracownicy udzielają wsparcia IZ, WKM oraz, w stosownych przypadkach, IA w realizacji przypisanych im funkcji. Do głównych zadań WST  należy informowanie potencjalnych beneficjentów o możliwościach uzyskania finansowania w ramach Programu oraz udzielanie pomocy beneficjentom w trakcie realizacji projektów.

WST funkcjonuje w ramach państwowej jednostki budżetowej Centrum Projektów Europejskich (CPE) niezależnie od Wydziału Kontroli pełniącego funkcję polskiego Kontrolnego Punktu Kontaktowego (KPK).

WST zatrudnia ekspertów z Polski, Ukrainy i Białorusi. Funkcje zarządzania operacyjnego i zarządzania finansami realizowane są oddzielnie w ramach struktur wewnątrz WST.

Koszty funkcjonowania WST pokrywane są z budżetu Pomocy Technicznej (PT) Programu.

WST jest odpowiedzialny za realizację następujących zadań:

1. Udzielanie wsparcia w organizacji naborów wniosków:

• przygotowywanie, we współpracy z IZ, wzorów dokumentów dla beneficjentów w ramach Programu (wytycznych, podręczników, instrukcji do wiążących dokumentów);
• ogłaszanie naborów wniosków;
• otrzymywanie i rejestracja wniosków aplikacyjnych;
• przeprowadzanie i koordynowanie oceny administracyjnej, kwalifikowalności oraz jakości wniosków aplikacyjnych;
• zawieranie umów z niezależnymi ekspertami zewnętrznymi w celu przeprowadzania oceny wniosków oraz organizowanie, w razie konieczności, spotkań z udziałem ekspertów;
• przygotowywanie listy rankingowej;
• informowanie wnioskodawców o wynikach oceny złożonych przez nich wniosków.

2. Udzielanie wsparcia strukturom zarządzającym Programem (WKM, IK, KPK, GA, itd.), włączając następujące działania:

• przygotowywanie niezbędnych materiałów, dokumentów, opinii ekspertów oraz udzielanie innego wsparcia na potrzeby organizacji spotkań struktur zarządzających Programem;
• sporządzanie zaproszeń, protokołów oraz innych dokumentów z odbytych posiedzeń;
• udzielanie IZ/WKM wsparcia w zakresie realizacji procedur obiegowych zgodnie z Regulaminem WKM.

3. Udzielanie wsparcia wnioskodawcom i beneficjentom, włączając następujące działania:

• przekazywanie wszelkich informacji dotyczących zasad aplikowania o dofinansowanie z UE, kwalifikowalności wydatków, formularzy aplikacyjnych, procedur dofinansowania projektów, udzielania pomocy i wsparcia na każdym etapie wdrażania projektu;
• organizowanie niezbędnych szkoleń, forów poszukiwania partnerów, warsztatów, itd.

4. Działania w zakresie informacji i promocji Programu, w tym:

• publikowanie i rozpowszechnianie ulotek i innych materiałów informacyjnych służących promocji Programu;
• organizowanie konferencji i seminariów adresowanych do wnioskodawców i beneficjentów;
• organizowanie szkoleń i warsztatów dla beneficjentów;
• prowadzenie i aktualizowanie strony internetowej Programu;
• rozpowszechnianie publikacji;
• współpraca z mediami w zakresie informowania o możliwościach uzyskania pomocy w ramach Programu;
• przygotowywanie rocznego planu informacji i komunikacji w ramach Programu wraz z szacunkowym budżetem, a także przekazywanie ww. planu do IZ;
• zapewnienie, aby beneficjenci spełniali wymogi Programu w odniesieniu do promocji (korzystanie z loga Programu, flagi UE oraz podawanie informacji na temat współfinansowania w ramach EIS w przygotowywanych publikacjach oraz w trakcie konferencji i innego rodzaju spotkań, itd.).

5. Działania komunikacyjne i informacyjne oraz udzielanie IZ pomocy w zakresie zarządzania projektami oraz monitorowania wdrażania projektów, włączając udzielanie beneficjentom wsparcia m. in. w zakresie:

• współpraca z IZ w ramach procesu wdrażania i korzystania z elektronicznego systemu mającego na celu gromadzenie i przetwarzanie danych finansowych i statystycznych dotyczących Programu i projektów;
• przygotowywanie analiz, wykazów i raportów bieżących, a także raportów rocznych i końcowego na temat realizacji Programu i przekazywanie ich do IZ;
• przygotowywanie, zarządzanie i monitorowanie umów serwisowych z oddziałami (we współpracy z jednostkami IZ do spraw finansów i płatności);
• monitorowanie budżetu PT (np. umów WST z usługodawcami, wykorzystania środków, relokacji, itd.);
• we współpracy z jednostką płatniczą, przygotowywanie projektów umów o dofinansowanie, przekazywanie ich IZ do podpisu i wysyłanie ich w imieniu IZ do głównych beneficjentów w celu podpisania, a także, w razie potrzeby, przygotowywanie aneksów do zawartych umów;
• udzielanie wsparcia GA, przeprowadzanie weryfikacji formalnej i finansowej na podstawie odpowiednich list kontrolnych raportów pośrednich i końcowych otrzymywanych od beneficjentów, a także przekazywanie zweryfikowanych raportów jednostce płatniczej IZ;
• weryfikacja wniosków o płatność oraz przekazywanie ich jednostce płatniczej;
• przeprowadzanie kontroli na miejscu zgodnie z wymogami art. 26 RW oraz wizyt monitorujących zgodnie z wymogami art. 78 RW;
• weryfikacja proponowanych przez beneficjentów wiodących zmian w projektach (zarówno drobnych jak i znaczących);
• współpraca z organizacjami, instytucjami i sieciami w zakresie istotnym z punktu widzenia realizacji celów Programu;
• informowanie IZ o wykrytych nieprawidłowościach.

6. Przechowywanie wszystkich dokumentów dotyczących realizacji projektów i Programu, w szczególności dokumentów dotyczących wydatków i kontroli wymaganych do zapewnienia właściwej ścieżki audytu.

Czy ta strona była przydatna?

Bardzo przydatna

Może przydatna

Nieprzydatna